====== Protokoll AK HowTo KaWuM ======

**Konferenz**: [[kawum:konferenzen:17darmstadt|17. KaWuM in Darmstadt]]

**Datum**: 11.05.2019

**Leitung**: Nils (TU Darmstadt)

**Protokoll**: Richard (RWTH Aachen)

**Beginn**: 15:30 Uhr 

**Ende**: 16:50 Uhr

**Anwesende Fachschaften**: Berlin, Darmstadt, Aachen, Karlsruhe, Saarbrücken

=====1. Anmeldesystem =====
== Markus berichtet: ==
  *Fehlen noch Termine -> Mail an Admins
  *mit Fachschafts-Log-in-Daten können Änderungen vorgenommen werden (vier bunte Buttons plus Löschen)
  *über Abmeldeende sollte sich ausrichtende Fachschaft Gedanken machen
  *Anmeldeoptionen: Abfrage Exkursionen etc., Standardmäßig abgefragt werden: Name, Mail-Adresse, Shirt-Größe, vegetarisch/vegan/Allergien
    *Key: ID für Feld, muss einzigartig sein, sonst bekommt das System Probleme
    *Anzeigetyp anpasbar (Textfeld, Auswahl,...); wenn Anmeldung schon läuft bei Änderungen aufpassen, z.B. Auswahl in Textfeld umwandeln möglich, anders herum problematisch
    *Gewicht: legt Reihenfolge fest, bei gleichem Gewicht alphabetische Sortierung
    *Export der Anmeldungen als .xlsx möglich
  *Webseite der KaWuM kann auf dem Server der KaWuM gehostet werden -> Zuständiger: Felix Schmidt (Aachen)

=====2. Allgemeine Planung einer KaWuM=====
 == Nils berichtet: ==
  *Empfehlungen:
    *schauen, ob Uni einem gesonderte Mailadresse zur Verfügung stellt, dann gemeinsamer Zugriff über eine Adresse möglich, kommt professioneller rüber als normale Mail-Adresse oder Fachschaftsmail
    *für Veranstaltung selbst vielleicht altes Handy mit extra Telefonnummer, auf dem alles wichtige ankommt
    *für Organisation: z.B: Slack, private Channels für spezifisches (Planungsteam etc.), öffentliche für allgemeines, was für alle relevant sein könnte
    *Hauptorga (1-2 Personen) sollte festgelegt werden, die einen groben Überblick über alles hat (Termine, Finanzen, etc)
  *Sponsorensuche über Mail, auch wenn Brief eher gelesen wird, für Sponsoren-Pakete Fachschaft zuständig, Vorgabe für Pakete vom KaWuM e.V., Änderungen in Absprache mit Verein (-> Wassili)
  *für Sponsoren gibt es bereits eine Liste, oft Ausfindig machen der Kontaktpersonen schwer, oft erreicht man die falsche Person (nachhaken, wer zuständig ist, gegebenenfalls anrufen, da persönlicher)
   *Sponsoring kann auch von innerhalb der Hochschule kommen (AStA)
  *Für Anschreiben gibt es eine Vorlage
  *alles weitere (Vertrag etc.) wird über den KaWuM e.V. in die Wege geleitet, Vertrag wird aber schon einmal an Firma angepasst (-> kommentierte Vorlage)
   *Größen für Firmenlogos frühzeitig klar kommunizieren, möglichst als Vektorgrafik anfordern, sieht sonst schnell pixelig aus
     *zur kostenlosen Be- und Verarbeitung: Inkscape, GIMP (macht aber Rastergrafik draus, also ungünstig), LibreOffice
     *für professionellen Druck beachten, dass nach Bearbeitung z.B. für Druck relevanter Farbraum CMYK verloren gehen kann -> gedrucktes Heft kann dann etwas anders aussehen, als beabsichtigt
     *-> im Zweifelsfall bei Druckerei nachfragen, worauf geachtet werden sollte für ideales Ergebnis
  *Auflage für Tagungsheft etc kommunizieren
  *Anschreiben der Teilnehmer: möglichst schon in der Vorlesungsphase (in der Vorlesungsfreien Zeit hat tendenziell kein Mensch Zeit)
  *Begrenzung klar kommunizieren, lieber aufstocken wenn Ressourcen noch übrig
  *Finanzierung des Vereins beachten, zur Kostendeckung (etwa 150-200 €)
  *Unterstützung durch BMBF: schwierig, man kann nicht alles abrechnen, Antrag muss sehr früh eingereicht werden
  *Deadlines eindeutig kommunizieren und daran erinnern
  *AKs sollten auf dem Nachmittag liegen
  *Obst kann von Krankenkassen gesponsert werden
  *Getränke: Sponsoren finden, sonst günstigeres nehmen, lokale Marken sponsern gerne
  *Veranstaltungen bei Hochschule Anmelden!
  *üblicher Weise gibt's für jede KaWuM ein Logo -> Rechtzeitig drum kümmern, damit KaWuM damit beworben werden kann
  * **KOMMUNIKATION!!!!!** lieber doppelt und dreifach über jedes noch so kleine Detail reden als gar nicht, sonst werden wichtige Dinge vergessen
  *Jugendherberge: kann Alterszuschlag geben, Mitgliedschaften erfragen (ASten haben oft entsprechende Programme für Vergünstigungen)
  * zuverlässige Backups für alles einplanen, es kann immer jemand ausfallen

===== Zusammenfassung =====
  * Anmeldesystem an sich recht einfach und selbsterklärend, aber aufpassen bei Details!
  * Orga ist aufwändig, kümmert euch rechtzeitig um alles
  * Sprecht über alles, was relevant sein könnte
  * Sponsoring läuft über KaWuM e.V., ihr kümmert euch aber über alles inhaltliche, sodass nur noch der Vertrag abgesegnet und unterzeichnet werden muss