====== Protokoll HowTo KaWuM ======

**Konferenz**: [[kawum:konferenzen:19aachen|19. KaWuM in Aachen]]

**Datum**: 09.05.2020

**Leitung**: Markus (RWTH)

**Protokoll**: Richard (RWTH)

**Beginn**: 14:00 Uhr

**Ende**: 14:57 Uhr

**Anwesende Fachschaften**: RWTH Aachen, HHU Düsseldorf, TU Braunschwerig, Uni des Saarlands, TU Dresden (bis 14:07)

=====1. Eröffnung und Feststellung der Beschlussfassung =====

===== 2. Allgemeines =====
==== 2.1. Sponsoring ====
  * ca. halbes Jahr im Voraus anfangen
  * man sollte sehr viel Unternehmen anschreiben um eine gut Rückmeldung erhatlen zu können
  * im Vorfeld einer schriftlichen Anfrage den telefonischen Kontakt zum Unternehmen suchen
  * Kontakt zum Kassenwart des KaWuM e.V. suchen, um die [[https://wiki.kawum-matwerk.de/intern:finanzen|Sponsoringverträge]] fertigzustellen
  * Für Anzeigen, Logos etc. großzügige Frist einplanen und vorher gern auch an die Frist erinnern
  * Zur Planung wie viele Mittel benötigt werden, sollten alle Ausgaben vorher in einer Aufstellung gesammelt werden

==== 2.2. Unterkunft ====
  * Angebote für Unterkünfte sollten mind. ein halbes besser ein dreiviertel Jahr vor der KaWuM einholen
  * sehr großer Kostenpunkt, da Unterbringung in Hosteln bzw. Jugendherbergen erfolgt
    * Alternativen wie in Räumlichkeiten der Uni können bei geringen Sponsoringeinnahmen auch in Frage kommen

==== 2.3. Verpflegung ====
  * Man sollte anhand der voraussichtlich verfürgbaren Mittel enscheiden, ob man selbst kocht oder Catering in Anspruch nimmt

==== 2.4. Räume ====
  * rechtzeitig erkundigen, ob Uni für Raumbuchung Geld haben will
  * Räume sollten ausreichend im Vorraus gebucht werden
  * mit Hausmeistern absprechen, dass Räume auch am Wochenende zugänglich sind
  * im Zweifelsfall immer Notlösungen in der Hinterhand haben
  * Tagungsbüro einrichten, falls Teilnehmer nicht wissen wohin mit sich
  * Beschilderung, wenn möglich
  * Lenyard mit Ablauf- und Lageplan bietet sich an
  
==== 2.5. Programm ====
  * Standardablauf:
      * Donnerstag beginn, Sonntag Ende
      * 5 - 6 Slots für AKs
      * Rahmenprogramm, wie Stadtführungen, Unternehmensführungen
      * Abendprogramm wie Spieleabend und Kneipentour
      * Unternehmensvorträge?
      * [[https://wiki.kawum-matwerk.de/intern:howto:howtokawum#programm|Beispielhafter Programmablauf]]
  * Pläne für Helfer/Orga, wann muss wer wo sein?

==== 2.6. Sonstiges ====
  * Kaffe wird tendenziell viel gebraucht, Snacks und Obst werden gerne gesehen
  * Wo lässt man Tagungshefte Drucken? Anfragen bei der Uni/AStA lohnen sich!
  * Womit werden die Tagungshefte umgesetzt? LaTeX, Scribus, Illustrator/Indesign etc?
  * Wo lässt man Tagungs-Shirts/-Pullis drucken, wie viel Vorlauf braucht man?
  * Rechtzeitige Einladung an die Fachschaften
    *Rechtzeitige Anmeldephase
  
=====3. BMBF =====
BMBF-Antrag für 20/21 wurde bereits eingereicht. Dateien dazu liegen in der Cloud unter: [[https://cloud.kawum-matwerk.de/apps/files/?dir=/Konferenz/BMBF/Zeitraum%202020%20bis%202021]]
Richard ist der Ansprechpartner für den Antrag für 20/21.

Link zur Projektseite: [[https://www.dlr.de/pt/studentischeverbaende/]]
=====4. Online-KaWuM =====
  * Welche Dienste sind sinnvoll zur Durchführung?
    * bei selbst gehosteten Diensten ausreichend Zeit einplanen
  * Wie stellt man den (verkürzten) Zeitplan auf?


===== Zusammenfassung =====
Es wurde sich darüber ausgetauscht, was bei der Organisation einer KaWuM zu beachten ist, wie die Stellung eines BMBF-Antrags abläuft und welche Möglichkeiten man für eine Onlinedurchführung hat.