====== Protokoll AK HowTo KaWuM ======

**Konferenz**: [[kawum:konferenzen:21Aachen|21. KaWuM in Ort]]

**Datum**: 09.05.2021

**Leitung**: Richard (RWTH)

**Protokoll**: Kris (KIT)

**Beginn**: 10:35 Uhr

**Ende**: 11:40 Uhr

**Anwesende Fachschaften**: RWTH, KIT, TU Darmstadt, Uni Kiel, TU Ilmenau

=====1. Eröffnung und Feststellung der Beschlussfähigkeit =====

=====2. Organisation Online-KaWuM =====
Allgemeines der Orga 2021: 
    * Günstig (DGZfP spendet gerne etwas Geld)
    * Unterstütztung durch BMBF (40 Teilnehmer durchgängig (pro Tag, für die Finanzierung), 2 Tage mit min 6h  Programm (An- und Abreise zählen nur als halber Tag))
      * [[https://www.dlr.de/pt/studentischeverbaende/|Maßnahmenbeschreibung Förderung durch BMBF/DLR]]
    * Tagungshefte, Goodies und Werbung verschicken (finanziell mit einberechnen)
    * Stadtführung/Campusführung besser vorbereiten, Live-Streaming ist eher kritisch
    * Zoom und Discord nur mäßig für Livestreams geeignet (umso schlechter, umso mehr Teilnehmer!), Twitch wäre möglich gewesen (es sind aber Accounts nötig und es ist öffentlich)
    * Videoprodunktion:
         * am besten zuerst Text einsprechen und dann filmen
         * möglichst viel Videomaterial, mehrere Perspektiven, möglichst lange Abschnitte filmen (fürs Schneiden besser geeignet), schnellere Schwenks eher schlecht
         * das richtige Programm (Bsp.: Black Magic (DaVinci Resolve), Adobe (Premiere), ... (Studierendenlizensen nicht vergessen ;))) erleichtert teilweise enorm die Schneiderei und gute Kameratechnik die Filmerei (Weitwinkel, ...)
         *Kein Viedeo-Zoom da der digitale Zoom das Bild verschlechtert
    * Plattformen: AK's über Discord und Plena über Zoom (BBB auch immer wieder mal möglich)
    
=====3. Organisation Präsenz-/Hybrid-KaWuM =====
===Hybrid-KaWuM===
  * TUDa und KIT sollen schauen und testen, wie gut Konferenzsysteme mit Meetingsoftware (und Benutzern) zusammenspielen
  * Konzepte: siehe AK Hybrid-KaWuM
  
===Präsenz-KaWuM===
  
==Sponsoring==
  * Präsenz-KaWuM: 
    * Sponsoring benötigt; BMBF wird vom eV übernommen
      * Antrag muss aber bis 1. April eingereicht werden
      * Auf dlr-Website sind Richtlinien aufgeführt, was gefördert werden kann
    * bei Finanzfragen generell einfach an Wassili wenden
    * Finanzierungen sind mittlerweile recht einfach geworden
  * größte Posten: Unterbringung, dann Verpflegung
  * bei Sponsoringkampagne: viele Firmen antworten nur mit großer Verzögerung oder gar nicht --> früh mit dem Sponsoring beginnen
  * am besten zuerst telefonischer Kontakt mit den Firmen, dann stehen die Chancen höher
  * Sponsoring-Verträge anpassen
    * [[intern:finanzen]]
  * wenn mal zu viel Geld übrig bleibt, Firmen fragen, ob diese damit noch einverstanden sind (vor allem, wenn Verträge nicht oder nicht vollständig eingehalten werden können)
  * Unis und ihre Fördervereine anfragen
  
==Unterkunft==
  * möglichst ein halbes Jahr vorher anfragen (auf jeden Fall früh genug und gleich eventuelle Probleme die auftauchen könnten mit diesen besprechen)
  * Hostels anfragen (innerorts) oder die Uni fragen (es gibt fast immer auch die Mgl. in der Turnhalle zu übernachten)

==Verpflegung==
  * hier kann viel nach Abzug der Unterkunft viel Geld investiert werden
  * auf vegetarische/vegane Alternativen achten
  * viel rumfragen (Kaffeestand ist gerne gesehen :))
  * regionale Läden und Supermärkte anfragen, manchmal geben auch die etwas ab
	  * gutes Argument: Leuten aus ganz Deutschland die regionale Kultur zeigen, meist Kleinigkeiten

==Räume==
  * erkundigen: wo werden Uniräume gebucht (zentral/Institutsintern)
    * muss dafür Geld gezahlt werden?
  * achten, dass Räume ggf. auch mit Hybridkonzept funktionieren
  * mit Hausmeister absprechen
  * immer noch Notlösungen im Hinterkopf haben
  * Tagungsbüro bietet sich an
  * Hinweisschilder sind toll
  * Schlüsselband mit Tasche, an dem Campusplan etc. hängt ist gut (Lanyard)

==Programm==
  * Do - So (nicht zu kurz planen und Platz für ev. zusätzliches Programm freihalten)
  * min 5-6 AK Slotts
  * 2-3 (vllt. sogar 4) Räume pro Slot
  * Rahmenprogramm: Unternehmensführungen, Kulturprogramm
  * Fachvortrag (DGZfP freut sich gerne, aber auch Profs fragen)
  * konkrete Orga- und Helferpläne (Springer etc.)

==Sonstiges==
  * Krankenkassen (TK) nach Snacks fragen
  * Viiiiiel Koffein!
  * Tagungshefte
    * Druck: ASten fragen, Termine beachten
    * Yoga ist gerne gesehen
    * Auch AOK oder TK drucken gerne Tagungshefte (Kosten: Eine Anzeige)
    * Design: LaTeX möglich, ist aber nicht immer praktisch (einfach Vorlagen anderer BuFaTa's besorgen); Scribus ist Open-Source; ansonsten InDesign etc.
  * Tagungs-shirts, wenn viel Geld sogar Pullis
    * Wir machen druck
  * rechtzeitig einladen und erinnern

===== Zusammenfassung =====
  * es wurde sich über die Ausrichtung von Online-, Hybrid- und Präsenz-KaWuMs ausgetauscht