====== Protokoll AK HowTo KaWuM ======

**Konferenz**: [[kawum:konferenzen:25aachen|25. KaWuM in Aachen]]

**Datum**: 06. Mai 2023

**Leitung**: Wassilios (RWTH)

**Protokoll**: Markus (RWTH)

**Beginn**: 18:45 Uhr

**Ende**: 20:10 Uhr

**Anwesende Fachschaften**: RWTH Aachen, TU BAF, TUI, TU Stuttgart, TU Darmstadt, UdS

===== 1. Eröffnung und Feststellung der Beschlussfähigkeit =====

Die Arbeitskreisleitung eröffnet die Sitzung und stellt die Beschlussfähigkeit fest.
Die Führung des Protokolls wird übernommen von Markus (RWTH).

===== 2. Sammlung von Dingen für eine Tagung =====
  * Personal
    * Verantwortlichkeiten (eine Person für eine Aufgabe)
    * Helfende
    * Mindestens zwei oder drei Hauptorga-personen
  * Finanzierung (in enger Abstimmung mit dem oder über den KaWuM e.V.)
    * über BMBF-Antrag (Förderfähige Ausgaben beachten)
    * Sponsoring: bspw. Sachsponsoring
    * Spenden
    * Teilnehmendenbeiträge
  * Verpflgung
    * soweit es geht an andere abgeben: Frühstuck an Unterkunft, Mittagessen an Exkursion soweit es geht. Selbst kochen frisst viel Zeit, Energie - kann aber weniger kosten
    * Mengen und Allergien beachten
    * AK-Verpflegung (Getränke, Knabberkram, Obst)
  * Unterkunft
    * Sehr großer Kostenfaktor
    * Kapazität (spliten auf verschiedene Unterkünfte)
  * Räumlichkeiten
    * mit der Universität klären
  * Mobilität
  * Exkursionen
  * Print und Textil
  * Kommunikation mit Geschäftsleitung, Verein, Teilnehmenden, Intern in der Orga
    * Ansprechperson für Teilnehmende und die Helfenden benennen
    * ggf. Öffentlichkeitswirksam kommunizieren (über die Uni, etc.)

Es sollten für verschiedene Finanzlagen Finanzpläne angelegt werden:
    * Mindeststandard
    * Gute Ausstattung
    * Ausgefallene Tagung

Es wurden auf die Anleitungen [[intern:howto:howtokawum|HowTo KaWuM]] und [[intern:finanzen|Finanzen]] im Wiki hingewiesen.


===== Zusammenfassung =====
Es wurden die für eine Tagung notwendigen Punkte erarbeitet und Best-Practices vorgestellt.