====== Protokoll AK Wissensmanagement ======

**Konferenz**: [[kawum:konferenzen:27freiberg|27. KaWuM in Freiberg]]

**Datum**: 25. Mai 2024

**Leitung**: Markus/Felix (RWTH)

**Protokoll**: Pia (TUI)

**Beginn**: 16:30 Uhr

**Ende**: 18:00 Uhr

**Anwesende Fachschaften**: RWTH, TUI, TU Darmstadt, TU Dresden, RPTU Kaiserslautern, Uni Stuttgart, Düsseldorf

===== 1. Eröffnung und Feststellung der Beschlussfähigkeit =====

Die Arbeitskreisleitung eröffnet die Sitzung und stellt die Beschlussfähigkeit fest.
Die Führung des Protokolls wird übernommen von Pia (TUI).

===== 2. Zusammenfassung des letzten AKs =====
  * Viele Fachschaften haben zeitliche Probleme bei der Vorbereitung auf die KaWuM. 
  * Um eine Stütze für die Vorbereitung zu haben könnte man, je nach Fachschaft, einen ständigen oder semi-ständigen TOP in die Fachschaftssitzungen einbringen. 
  * Der Wissenstranfer von Tagungen in die Fachschaften findet hauptsächlich als verbaler Austausch in den Fachshaftssitzungen statt. 
  * Um den Fachschaften bei der KaWuM-vorbereitung zu unterstützen, wurden Ideen für eine to-do Liste gesammelt, welche die Fachschaften je nach Bedarf zur Strukturierung ihrer Vorbereitung verwenden könnten. 
    * Diese Liste ist als Hilfestellung und keinesfalls als Pflicht gedacht.
  * inhaltliche Vorbereitung auf AKs notwendig:
    * Vorabfrage, wer AK leiten/moderieren könnte, 
    * Keywords zur AK-Planung/Themenschwerpunkte in Check-In
    * Hinweis, dass für die Vorbereitung auch die Suchfunktion genutzt werden kann, um Protokolle zu finden/ bereits vorhandenes wissen 
  * Wissensmanagement für Erstis: 
	* gezielte Einführung in IT-Infrastruktur (sowohl Vorbereitungs-Mail als auch "Sprechstunde" während Tagung)
  * [[intern:austauschthemen:erfahrungstransfer24dresden|Erfahungstransfer]]

Punkte für/aus How-To-KaWuM:
  * Erinnerungsmails/Infomails an Teilnehmendenverteiler nicht nur an Fachschaftsverteiler, nach Schluss der Anmeldung, mit wichtigen Infos
  * Accountbestätigungsmail mit einigen wichtigen Infos 
  * Leitung (Person) in AKs schon vermerken, Option zur Moderation
  * AK-Eintragung für alle Anmeldung freischalten, für Leitung Option zur Angabe von Themenschwerpunkten 

===== 3. Evaluation, Anpassung und Erweiterung der bisherigen Maßnahmen =====
  * [[https://pad.kawum-matwerk.de/Evaluation_Ma%C3%9Fnahmen_Wissensmanagement_27._KaWuM|Pad zur Evaluation]]
  * Leitungen sollten klar zum Anmeldestart kommunizieren, was vorbereitet werden muss
  * Probleme beim Finden von Leitungen zu Themen, die kein festes Referat haben
    * Überlegung: Alumnis AK dauerhaft leiten
    * Am Ende eines AKs Personen finden, die den AK bei der nächsten Tagung leiten/protokollieren
  * Zusammenfassungen sind nicht immer prägnant genug
    * Gestaltungshinweise für Zusammenfassungen erstellen
    * Zusammenfassungen aus Plena nicht unbedingt in Protokolle der Plenen übernehmen
  * Kommunikation während der Tagungen schwierig weil in einer WhatsApp-Gruppe alles durcheinandern geht und Discord bei einer Präsenz-KaWuM quasi nicht genutzt wird

===== Zusammenfassung =====
Es wurde sich über die bisherige Maßnahmen zum Wissensmanagement ausgetauscht und festgestellt, dass:
  * AK-Leitungen früher gefunden werden sollten bspw. am Ende eines AKs direkt für die nächste Tagung Personen suchen,
  * Zusammenfassungen aus Plena nicht unbedingt in Protokolle der Plenen übernehmen sollten,
  * sich die Kommunikation während der Tagungen schwierig gestalltet, da es keinen guten Ort für gerichtet Kommunikation gibt