====== Protokoll AK HowTo KaWuM ======

**Konferenz**: [[kawum:konferenzen:29saarbrücken|29. KaWuM in Saarbrücken]]

**Datum**: 10. Mai 2025

**Leitung**: Wassili (RWTH)/Silke (Alumni: RWTH)

**Protokoll**: Julius (RWTH)

**Beginn**: 15:00 Uhr

**Ende**: 17:00 Uhr

**Anwesende Fachschaften**: RWTH, Marburg, Nürnberg, Darmstadt, Kiel, Berlin, Erlangen, Bayreuth, Saarbrücken

===== 1. Eröffnung und Feststellung der Beschlussfähigkeit =====

Die Arbeitskreisleitung eröffnet die Sitzung und stellt die Beschlussfähigkeit fest.
Die Führung des Protokolls wird übernommen von Julius (RWTH).

===== 2. Zusammenfassung des letzten AKs =====

In einer Mindmap wurden wichtige Punkte für eine Tagung zusammengetragen und Tipps und Tricks geteilt.

===== 3. Vortrag =====

Eine [[https://cloud.kawum-matwerk.de/f/130993|PP-Präsi]] erläutert das etablierte Vorgehen zum Organisieren einer KaWuM
  - Zeitplanung
    * mit sehr viel Vorlauf planen
    * es wird eine grobe Struktur des Wochenendes gegeben
    * es werden 6 Stunden pro Tag an Arbeitsphase gebraucht um eine BMBF Förderung zuerhalten
    * Die Nachbereitung wird erläutert
  - Finanzierung
    * die rechtliche Rahmenbeingung werden erläutert
    * Sponsoring wird vorgestellt
    * Interne Tools(ANKe) und der e.V. werden beschrieben und gezeigt
  - Infrastruktur
    * IT-Struktur wird kurz vorgestellt
    * Unterkünfte und deren Buchung werden diskutiert
    * Tagungsraum Buchung und deren mögliche Kosten werden erläutert
    * Früh genug Helfer*innen finden
    * Wie ist die Transportlage (Personen und Güter)
  - Verpflegung
    * Frühstück meist in der Unterkunft
    * Mittag und Abendessen planen Selber kochen? Mensa? Restaurant? Catering? (mindestens eine warme Mahlzeit)
    * möglicherwiese nach Sponsoren für das essen fragen (supermärkte, krankenkassen etc.)
    * genug getränke parat haben Alkohol wird nicht gefördert
  - Teilnehmende
    * mind. 40 Personen, i.d.R 60-70 Personen
    * Anmeldung über ANKe
    * Einladungen, Erinnerung dran nicht vergessen
    * Tagungsplan ein paar Wochen vor Tagungsbeginn
    * Check-In und Zahlungserinnerung sinnvoll planen
    * Tagungsausweise müssen am Anfang der Tagung da sein
    * ANKe ist ein sehr nützliches Tool
  - Sonstige
    * Tagungshefte(müssen BMBF Logo haben)
    * T-Shirts
		
===== 4. Wo die nächsten nicht festgelegten KaWuMs sein könnten =====
  * Kiel Sommer 27
  * Marburg Winter 26/27
  * Bayreuth übernimmt möglicherweise aufgrund von Problemen in Berlin diese


===== Zusammenfassung =====
Es wurde detailliert aufgezeigt was es alles braucht um eine KaWuM erfolgreich zu organisieren.