====== Protokoll AK Organisation von Veranstaltungen ======

**Konferenz**: [[kawum:konferenzen:31bayreuth|31. KaWuM in Bayreuth]]
**Datum**: 31. Mai 2026

**Leitung**: Vincent (CAU)

**Protokoll**: Emir (FAU)

**Beginn**: 08:30
 Uhr

**Ende**: 10:00 Uhr

**Anwesende Fachschaften**: CAU Kiel, FAU Erlangen

===== 1. Eröffnung und Feststellung der Beschlussfähigkeit =====

Die Arbeitskreisleitung eröffnet die Sitzung und stellt die Beschlussfähigkeit fest.
Die Führung des Protokolls wird übernommen von Emir (FAU).

===== 2. Typischer organisatorischer Verlauf von Events =====
  * Kiel: 2 Phasen
      * 1. Vorbereitung durch Anträge an GEMA, Univerwaltung, Gebäudemanagement, Dekanat
      * 2. Marketing: 
      * Früher: "Leuchtfeuerstruktur", 1 Speerspitze und dann Auswahl von Teams
      * Aufgrund von räumlicher Trennung sind Präsenzmeeting (abgesehen von regulären Meetings) schwierig
      * Abrechnungen mit Kalkulationen und Feedback
      * Finanziell sollen Events Gewinn erbringen
  * Erlangen:
      * Vorbereitungsphase wird viel mehr über kurzen Dienstweg gemacht
          * Raumanträge, Sicherheitskonzepte werden gestellt, Rest nicht
      * Marketing: max. 3 Wochen vor Event plakatieren erlaubt (nur für große Events) und sonst immer Whatsapp und Insta
      * Prinzipiell immer Bildung von Teams mit festen konkreten Aufgaben
          * Finanzen, Logistik, Meta, Werbung, Verpflegung, Awareness
          * Funktioniert erfahrungsgemäß sehr gut
      * Meetings eigentlich immer in Präsenz
      * Danach immer ausführliches Feedbackmeeting mit Kalkulationen

===== 3. Sammlung durchgeführter Veranstaltungen =====
  * Erlangen:
      * Sommerfest (Zusammen mit Department)
      * Winterfest (Zusammen mit anderen Fachschaften)
      * O-Phase (Zusammen mit fast allen TechFak Fachschaften)
      * "MatSci Mittwoch" 
          * Wechselnde Events (Spieleabend, Kreativabend, ...) in kleinen Gruppen
          * ca. 20-30 Personen
      * Technische Fakultät hat eigene Fachschaft, die die Großen Events machen
  * Kiel (viel offiziellere Events, da verfasst):
      * Winterparty
      * Sommerparty
          * ca 200 Personen
          * z.T. auch Partys mit verschiedenen Fachschaften (z.B. Jura)
      * Zielgruppe ist jeder Studi
      * Auch MINT Partys aller MINT Fachschaften
      * Auch kleinere Events:
          * Volleyball Turnier, Kneipenquiz
      * Sportevents


  * Grundlegender Unterschied in Organisationsgröße/Fachschaftstruktur, da Erlangen speziell nur Werkstoffwissenschaften und Nanotechnologie, Kiel für alle Ing

===== Zusammenfassung =====
  *Da nur 2 Fachschaften anwesend waren, wurde sich über die konkrete Durchführung ausgetauscht und jeweils die verantstalteten Events zusammengefasst.
  * Art der Events decken sich teilweise, sind aber hinsichtlich der Größe und Durchführung sehr unterschiedlich, aufgrund verschiedener Zugehörigkeiten
  * Gute Organisationsgewohnheiten sind bereits vorhanden