Protokoll How To KaWuM

Datum: dd.mm.jjjj

Leitung: Michéle (FSU Jena)

Protokoll: Till (RWTH), David (TU Ilmenau)

Beginn: 08:19

Ende: 10:05

Anwesende Fachschaften: KIT, TU Berlin, RWTH Aachen, TU Ilmenau, FSU Jena

• Hostel sollte früh (demnächst) reserviert werden
  • Erst Anfang Oktober wird in den Fachschaften beschlossen, wer kommt
  • Damit geht die Anmeldung etwa bis 25.10.
  • Wenn die Plätze nicht aufgefüllt werden, können auch nachträglich aufgefüllt werden
  • Möglicherweise Anzahlung für Hostel
    • Zu diesem Zeitpunkt müssen entsprechend Gelder vorhanden sein
    • Karlsruhe hat noch ein kostenloses Frühstück
• Jena hat schon kurz nach Karlsruhe begonnen
  • meistertask.de als Tool für Überblick
    • auch andere Tools
• Reichen 3 Leute Hauptorga + Helfer
  • Jena: waren 5
  • Karlsruhe: waren 3
  • Ilmenau: ja, haben esauch zu dritt gemacht

• Es gibt ein KaWuM-Konto, über das Gelder laufen
• Berlin hat keine Möglichkeitk Geld auszulegen
• Eventuell kann mit dem Verein bald ohne mwst gerechnet werden, das muss aber noch abgesprochen werden

• BMBF-Gelder könen auch früh beantragt werden, über eVausgehandelt
• Da Bmbf sehr früh beantragt werden muss und dann schon Geld zur Verfügung stehen muss, muss NOCH früher mit dem Sponsoring angefangen werden (für Berlin am besten im Februar)
  • Bewillingungszeitraum beginnt Anfang November
  • Gelder werden nur für dei Zeit um die Tagung bewilligt!
  • Zwei Tagungen bekommen gleichzeitg Geld, mit Finanzplan (Berlin und Aachen)
  • Geld wird über Verein beeantragt
  • mehr als die Hälfte des Geldes muss aus Spnsoring kommen!
• Sponsoring
  • Viele Firmen anschreiben
  • Nicht nur Geldspenden
  • Auch Supermärkte können Rabatt geben wenn man nett (dreist)Nachfragtt
  • Firmen, die oft dabei sind
    • DGffP
    • Wieland
  • Früh anfangen, da manche Firmen viel Zeit brauchen
    • Anrufen ist oft einfacher als anschreiben
  • Berufsmessen sind auch gute Anlaufpunkte für Kontakte
  • Professoren nach Kontakten fragen
  • Die uni selbst kann helfen, gut mit Sichtbarkeit
• Geld wird alles über Verein laufen
• Viele Helfer sind wichtig, helferkoordinator ist unbedingt notwendig
• Im Zweifel kann der Mitglieder beitrag erhöht werden Ende des Jahres haben einige Firmen noch Geld übrig, deshalb auch Anfragen gegen Jahresende
• Im Zweifel den Teilnehmerbeitrag erhöhen (erst als letztes Mittel, um Leute nicht abzuschrecken)

• Durch selber Kochen kann man viel Geld sparen, wenn man genug helfer hat
• Bei den Snacks und Getränken lässt es sich gut sparen wenn nötig
• Für Verkehrstickets lohnt es sich, beim verkehrsverbund zu verhandeln und sonderpreise auszuhandeln
• Dreist sein! Es lohnt sich!
• Wenns mit Övm zu den exkursionen geht, lasst sich gut sparen
• Auch gerne dreist nach sponsoring oder essen fragen
• Finanzielle Puffer einplanen

*Rechtzeitig Räume reservieren, kann je nach Uni kompliziert werden

• evt. über Fakultät/Institut…
• Haftungsfragen und Versicherung klären

• Shirtschleuder ist sehr günstig und gut
• Immer mit MwSt Planen (!)
• Rechtzeitig den Druck in Auftrag geben

• Guter ort für Sponsoring
• Red bull ist willig
• Anton Paar auch

• Bei fragen immer bei anderen Fachschaften nachfragen die schon einmal organisiert haben
• Auch andere Fachschaften an eigener uni, die Tagungen organisiert haben wissen wer die richtigen Ansprechpartner sind

* Team building seminare oder Projektplanungs workshops sind nice, wenn man günstig drankommt, eventuell mit Sponsoring verbinden

Die kommunikation im Team kann sehr kompliziert werden, deshalb sind klare Strukturen und kommunikation essentiell

* Beim Sponsoring muss eng mit dem Verein zusammengearbeitet werden, sodass die raten der Leistungen konsistent mit schon bestehenden partnerschaften bleiben