Protokoll AK How to KaWuM

Konferenz: 22. KaWuM in Darmstadt

Datum: 06.11.2021

Leitung: Marie (TU Darmstadt)

Protokoll: Kris (KIT)

Beginn: 17:33 Uhr

Ende: 18:24 Uhr

Anwesende Fachschaften: UdS, RWTH, KIT, TU Darmstadt, TU Berlin, TU Dresden

• Zuerst sollten sich Gedanken wegen Geld gemacht werden - Sponsoren anfragen (am besten anrufen) und BMBF Antrag aufüllen
• Beim Antrag muss auf sehr viele Teile geachtet
• Exkursionen früh planen, Teilnehmerzahlen möglichst früh abfragen. Evt. mit Sponsoring verbinden
• BMBF Antrag über ANKe
  • Tagungsplan grob erstellen, muss noch nichts fest sein.
  • ab 6 Stunden „Arbeit“ (AKs, Plena, Workshops, Fachvortrag (so lange dieser Hochschul bezogen ist)) zählt der Tag als ganzer Tag, darunter als halber Tag
  • Exkursionen kann mit zu „Arbeit“ gezählt werden
  • recherchierte Kosten eintragen. Orientierung an vorherigen Tagungen. Wenn die FS schon Partner hat und deren Preise schon bekannt sind, können diese Preise eingetragen werden
  • Für eine BMBF Förderung müssen MINDESTENS 40 TEILNEHMER an der KaWuM teilnehmen
  • IT Infrastruktur kann nicht mehr über das BMBF laufen
  • Der BMBF Antrag wird über den Finanzer des KaWuM e.V. eingereicht. Die Kommunikation mit dem BMBF läuft danach über den Finanzer
  • Der BMBF Antrag muss bis zum 1. April eingereicht werden
  • Es muss eine einigermaßen genaue Workshopbeschreibung eingereicht werden. Dabei kann man sich an den Workshops vergangener Tagungen orientiert werden.
  • Für genemigtes Geld muss für die jeweilige Posten ausgegeben werden. Ein gewisser Prozentsatz kann von einem Posten auf einen anderen übertagen werden.
  • ALLE RECHNUNGEN MÜSSEN VORLIEGEN und beim BMBF eingereicht werden.
• Sponsoring:
  • Mail schreiben, per Telefon penetrant nachfragen - es soll Geld fließen. Normalerweise sollen das Geld vor der Tagung fließen
    • Sponsoringvereinbahrung soll an den Vereinsfinanzer geschickt werden. Eine Vorlage liegt im Wiki unter Finanzen. Es ist darauf zu achten, dass die aktuellste Vorlage benutzt wird
• Helfer
• Möglichst viele Helfer für die Tagung aquirieren
• Früh um eine Unterkunft und Räume an der Uni kümmern!!!

Themenwechsel auf die KaWuM Karlsrune

• Unterkunft:
  • Jugendherberge ist in Karlsruhe sehr teuer. Als Lösung könnte die AKK Halle gemietet werden und zeitweise das AKK Cafe
  • das führt allerdings zu Mehraufwand beim Frühstück
• Feedback für die AKK Halle war negativ. Evt. Nachforderung beim BMBF bzgl. Unterkunft stellen und Hotels in betracht ziehen

• Gäste auf der KaWuM?
  • Ausländische Fachschaften können wegen der Satzung nicht als Teilnehmer teilnehmen.
  • In Zukunft kann der Vorstand die Gastteilnahme ausländischer Fachschaften diskutieren

Wünsche für eine KaWuM

• Bingo Abend, Boldern, AK Sauna (Europabad bzgl. Gruppentarif anfragen), Karaoke

Es wurde über Sponsoring und den BMBF Antrag gesprochen. Sponsoring sollte frühzeitig angefragt werden und die Vorraussetzungen und das Vorgehen bei einem BMBF Antrag (Mindestens 40 Teilnehmer, Arbeitszeiten gegenüber Freizeitveranstaltungen, Einreichung des Antrags (bis 1. April), Einreichung von Workshopbeschreibungen) besprochen. Frühzeitig um Unterkünfte kümmern: Themenwechsel, spezifisch zu Karlsruhe KaWuM Planung: Hotel sehr teuer, deshalb Überlegung einer Übernachtung im AKK Halle, Vor und Nachteile wurden diskutiert. Nachfrage von Karlsruhe über ausländische Gäste als Teilnehmer bei der KaWuM: Sollte vom Vorstand diskutiert werden, im Moment nicht möglich.