Protokoll AK Nachhaltigkeit

Konferenz: 24. KaWuM in Dresden Datum: 05. November 2022

Leitung: Matthieu (KIT)

Protokoll: Michéle (Uni Augsburg)

Beginn: 09:08 Uhr

Ende: 10:25 Uhr

Anwesende Fachschaften: Karlsruhe, Düsseldorf, Augsburg, Saarbrücken, Darmstadt, Aachen, Stuttgart

Die Arbeitskreisleitung eröffnet die Sitzung und stellt die Beschlussfähigkeit fest. Die Führung des Protokolls wird übernommen von Name (Uni).

Thema dieses Workshops ist nicht Nachhaltigkeit im Sinne von Umweltfreundlich, sondern nachhaltiges Wissensmanagement

Karlsruhe:

• wichtigstes Tool: Wiki mit Infos zu Veranstaltungen, alle möglichen Bereiche der FS Arbeit
• Protokolle der Sitzungen (bald auch mit Suchfunktion)
• Großteil der Wissensweitergabe aber immernoch von Person zu Person
• Leitfäden für Studienberatung
• bei der Orga von Veranstaltungen: alte und neue Person zusammen
• großer Server mit allen möglichen Dokumenten zu Veranstaltungen der letzten Jahre
• wichtige Ämter rotieren von Jahr zu Jahr
• geteilter Vorstandsposten wechsel asynchron
• ein mal Pro Semester Hüttenwochenende: für alle neuen „HowToFachschaft“-Workshop, sonst viele Workshops zu arbeitsintensiven Themen (ähnlich wie KaWuM) u.A. auch zum Wissensmanagement
• Anfang der Sitzung: FAQ (am Anfang jeder FS Sitzung werden einzelne verschiedene FAQ Fragen gestellt z.B. aus Mails, die dann zusammen beantwortet werden –> so sind alle auf dem gleichen Stand)
• Einarbeitung in Open Project läuft, soll Aufgabenverteilung erleichtern

Aachen:

• Protokolle, Wiki und Fachschaftsserver gibt es auch
• Frage an KIT bzw. andere mit funktionierendem System: Wie wird sichergestellt, dass Wiki und Server ordentlich geführt werden?
  • ZaPF: eigener AK in dem das Wiki gepflegt wird, für Server gibt es ein Cloudbasiertes System (funktioniert gut, da man alles online machen kann und nicht über VPN/Remote zugreifen muss)
  • KIT: Remotezugriff auf FS-PCs funktioniert ganz gut für Server, Wiki wird sehr viel benutzt und oft erwähnt, Wiki ist Startseite im Internetbrowser, Schichtenlisten/To-Dos/etc liegen immer auf dem Wiki –> zwingt Leute das zu nutzen, nur aktive FSler haben Zugriff auf Wiki und Server
• FS-Zugang nur für aktive
• einmal pro Semester: FS-Wochenende –> allgemeine Einführung und speziell für bestimmte Posten, Problem: Generationenwechsel über Corona, dabei ist viel Wissen verloren gegangen (z.B. Sommerfest: niemand der schonmal eins erlebt hat)
• Wiki wird nicht gut genug genutzt
• Allgemeiner Kalender vom AStA: keine Überschneidung von Terminen

Saarbrücken:

• kein Wiki –> Interesse an Tools der anderen
• Teams-Account
• nach Corona nur noch 2 Leute in der FS, mittlerweile wieder 10
• How-To-Listen für Feste, etc. (Semi gut gepflegt)
• Lessons learned für Feste (Verkaufszahlen, Wetter,…) bessere Planung für Feste möglich
• Dokumente im Teams-Server, jeder Studi hat theoretische Zugriff (wird aber nicht genutzt)
• Allgemeiner Kalender der für alle Studis öffentlich ist (Feste, Sprechstunden, Sitzungen): positive Rückmeldung von Studis

Darmstadt:

• How-Tos sind vorhanden, allerdings als PDF (unpraktisch)
• Überlegung wie man das verbessert
  • Website, Zugriffsrechte können über Matrikelnummer verwaltet werden, ist aber kompliziert
  • Nextcloud –> Hub-Funktion soll genutzt werden
• mündliche Wissensweitergabe auf Nachfrage
• Überarbeitung der How-Tos steht an
• aktuell alles etwas schwammig

Düsseldorf:

• Uni-Rechenzentrum hat ein Wiki, mit Bereich für die FS
• Nextcloud für Dokumente
• Ämter werden auf Dauer vergeben, aber mit schleifendem Übergang bei Wechsel
• Zentrale Schulung zu inneren Arbeitsabläufen in der Uni, Kassenschulung
• erste Sitzung: Einführung in die Arbeit

Stuttgart:

• über Corona gings ganz gut, ältere Semester sind dabei geblieben
• Problem: kein einheitliches System (3 Drives, discord,…)
• Nextcloud und Wiki wurden eingerichtet, werden aber noch nicht aktiv genutzt
• meistes läuft über mündliche Weitergabe

Augsburg:

• Es gibt Discord-Serer für allgemeine Fragen
• Es gibt Instituts-Hub mit Arbeitsbereichen für Arbeitsgruppen mit sozialen Funktionen (Chat usw.). Nachrichten werden gespeichert und dienen so als Wissensbank.
  • Wiki innerhalb des Hub, wird aber nicht genutzt
  • Geteilter Kalender zum Koordinieren des Kalenders (auch mit anderen Fachschaften)

Kalender:

• öffentlicher Kalender mit Terminen, die für die Studis relevant sind (Feste,

IT-Tools:

• Open Project für Verwaltung von Aufgaben, aber komplex für die Einarbeitung
• Teams kann auch relativ viel, braucht aber auch etwas Einarbeitung
• Wiki: einfach zu bedienen, muss gepflegt werden
• Cloudbasierte Server: geringe Hürde, funktioniert gut, zT gemeinsame Bearbeitung
  • zT über Uni gelöst: schnell machbar, aber abhängig von IT der Uni
  • eigene Accounts für jede Person
  • Server selbst hosten: muss aufgesetzt und gepflegt werden, wenn jmd dafür verantwortlich ist funktioniert das aber gut
• komplexe Workflow Tools könnten viel erleichtern, brauchen aber am Anfang sehr viel Zeit um sich zu etablieren
• großes Problem: oft Dokumente/Infos in diversen Chat-Gruppen (discord, Whatsapp, Telegram,…)

Umgesetzt:

• Ideen von der letzten KaWuM wurden zB in Saarbrücken schon umgesetzt (Texte auch auf englisch, Bilderwand,…)

Am Ende der KaWuM schreibt jede Fachschaft auf, welche konkreten Ideen von der KaWuM für die eigene Fachschaft mitgenommen wurde (vor allem auch was nicht in den Protokollen steht). –> eigene Seite im Wiki dafür Vorteil: manche Argumente bekommen nicht alle mit, Zwischengespräche

bei der nächsten KaWuM sollte kurz berichtet werden, was funktioniert hat –> AK Nachhaltigkeit soll wieder stattfinden (möglichst früh)

Problem: auf den Tagungen passiert viel, dann ein halbes Jahr nichts und bei der nächsten Tagung steht man wieder bei 0

Wiki besteht im Grunde nur aus Berichten und Protokollen aus den Tagungen und wenigen How-Tos

• How to KaWuM sollte mehr Details enthalten und kontinuierlich von der Orga erweitert werden
• ZaPF hat ein ähnliches Problem: Orga-Dokumentation und öffentliche Dokumentation überschneidet sich –> soll geändert werden (ist in unserem Wiki normalerweise möglich)
• Feedback von Teilnehmern einholen –> im Wiki sammeln (ausgewertet, nicht die Rohdaten)
• bei den ständigen und wiederkehrenden AKs: Bericht was auf den letzten Tagungen erarbeitet wurde
• Informationen, die für den AK relevant sind sollten schon vor dem AK gesammelt und der AK-Leitung geteilt werden (zB Studienanfängerzahlen)
  • große Liste mit Studienanfängerzahlen der einzelnen Unis –> kann man das aus dem STMW bekommen?
• Verlinkungen zwischen Protokollen der verschiedenen Jahre?
• Wiki Seite mit Unterseiten zu jeden Workshop in denen die Zusammenfassungen aller vergangenen KaWuMs zu finden sind –> Automatisieren? Damit kann jede Leitung am Beginn eines AKs die Zusammenfassungen der letzten AKs vorlesen
• Punkte die im AK keine Zeit mehr hatten: Notiz an den nächsten AK Leiter –> auch über Zusammenfassung möglich (am Ende der Zusammenfassung „Ausblick“)

How to KaWuM:

• ständiger AK auf den Tagungen ist gut
• sollte auch über viele Jahre hinweg gepflegt werden
• Stolperfallen sammeln und für alle zukünftigen Orgas zugänglich machen

Es wurde gesammelt welche Methoden es in den einzelnen Fachschaften gibt und wie gut diese funktionieren. Konkret wurden folgende Vorschläge für die zukünftigen KaWuMs erarbeitet:

• bei wiederkehrenden und ständigen AKs gibt es am Anfang eine Zusammenfassung des letzten AKs, damit fängt man nicht bei 0 an, sondern beim Stand der letzten KaWuM
• relevante Infos für den AK sollten vor dem AK gesammelt werden, dadurch wird nicht Zeit im AK nur für das Zusammentragen der Infos verbraucht
• Zusammenfassungen der AKs in einer Seite sammeln (Liste mit allen AKs und auf den Unterseiten alle Zusammenfassungen die es dazu gab, zB alle Zusammenfassungen aus Vernetzen, Nachwuchs, etc,)
• Am Ende der Zusammenfassung können Notizen für die kommenden AKs gesammelt werden
• Jede FS sammelt Punkte, die konkret von der KaWuM mitgenommen wurden (vor allem auch was nicht in Protokollen steht) (automatisierte Aufforderung zum Ausfüllen nach der Tagung über ANKE) und die Umsetzung wird im nächsten AK Nachhaltigkeit evaluiert
• How To KaWuM sollte detaillierter sein, und eine eigene nicht öffentliche Seite haben (mit Tipps die nicht öffentlich zu lesen sein sollten)

• Welche Vorschläge/Ideen habt ihr umgesetzt?
• Funktionieren die Vorschläge, die wir für die KaWuM gesammelt haben?