Protokoll AK Wissensmanagement

Konferenz: 27. KaWuM in Freiberg

Datum: 25. Mai 2024

Leitung: Markus/Felix (RWTH)

Protokoll: Pia (TUI)

Beginn: 16:30 Uhr

Ende: 18:00 Uhr

Anwesende Fachschaften: RWTH, TUI, TU Darmstadt, TU Dresden, RPTU Kaiserslautern, Uni Stuttgart, Düsseldorf

Die Arbeitskreisleitung eröffnet die Sitzung und stellt die Beschlussfähigkeit fest. Die Führung des Protokolls wird übernommen von Pia (TUI).

• Viele Fachschaften haben zeitliche Probleme bei der Vorbereitung auf die KaWuM.
• Um eine Stütze für die Vorbereitung zu haben könnte man, je nach Fachschaft, einen ständigen oder semi-ständigen TOP in die Fachschaftssitzungen einbringen.
• Der Wissenstranfer von Tagungen in die Fachschaften findet hauptsächlich als verbaler Austausch in den Fachshaftssitzungen statt.
• Um den Fachschaften bei der KaWuM-vorbereitung zu unterstützen, wurden Ideen für eine to-do Liste gesammelt, welche die Fachschaften je nach Bedarf zur Strukturierung ihrer Vorbereitung verwenden könnten.
  • Diese Liste ist als Hilfestellung und keinesfalls als Pflicht gedacht.
• inhaltliche Vorbereitung auf AKs notwendig:
  • Vorabfrage, wer AK leiten/moderieren könnte,
  • Keywords zur AK-Planung/Themenschwerpunkte in Check-In
  • Hinweis, dass für die Vorbereitung auch die Suchfunktion genutzt werden kann, um Protokolle zu finden/ bereits vorhandenes wissen
• Wissensmanagement für Erstis:
• gezielte Einführung in IT-Infrastruktur (sowohl Vorbereitungs-Mail als auch „Sprechstunde“ während Tagung)
• Erfahungstransfer

Punkte für/aus How-To-KaWuM:

• Erinnerungsmails/Infomails an Teilnehmendenverteiler nicht nur an Fachschaftsverteiler, nach Schluss der Anmeldung, mit wichtigen Infos
• Accountbestätigungsmail mit einigen wichtigen Infos
• Leitung (Person) in AKs schon vermerken, Option zur Moderation
• AK-Eintragung für alle Anmeldung freischalten, für Leitung Option zur Angabe von Themenschwerpunkten

• Pad zur Evaluation
• Leitungen sollten klar zum Anmeldestart kommunizieren, was vorbereitet werden muss
• Probleme beim Finden von Leitungen zu Themen, die kein festes Referat haben
  • Überlegung: Alumnis AK dauerhaft leiten
  • Am Ende eines AKs Personen finden, die den AK bei der nächsten Tagung leiten/protokollieren
• Zusammenfassungen sind nicht immer prägnant genug
  • Gestaltungshinweise für Zusammenfassungen erstellen
  • Zusammenfassungen aus Plena nicht unbedingt in Protokolle der Plenen übernehmen
• Kommunikation während der Tagungen schwierig weil in einer WhatsApp-Gruppe alles durcheinandern geht und Discord bei einer Präsenz-KaWuM quasi nicht genutzt wird

Es wurde sich über die bisherige Maßnahmen zum Wissensmanagement ausgetauscht und festgestellt, dass:

• AK-Leitungen früher gefunden werden sollten bspw. am Ende eines AKs direkt für die nächste Tagung Personen suchen,
• Zusammenfassungen aus Plena nicht unbedingt in Protokolle der Plenen übernehmen sollten,
• sich die Kommunikation während der Tagungen schwierig gestalltet, da es keinen guten Ort für gerichtet Kommunikation gibt