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Protokoll AK HowTo KaWuM

Konferenz: 29. KaWuM in Saarbrücken

Datum: 10. Mai 2025

Leitung: Wassili (RWTH)/Silke (Alumni: RWTH)

Protokoll: Julius (RWTH)

Beginn: 15:00 Uhr

Ende: 17:00 Uhr

Anwesende Fachschaften: RWTH, Marburg, Nürnberg, Darmstadt, Kiel, Berlin, Erlangen, Bayreuth, Saarbrücken

1. Eröffnung und Feststellung der Beschlussfähigkeit

Die Arbeitskreisleitung eröffnet die Sitzung und stellt die Beschlussfähigkeit fest. Die Führung des Protokolls wird übernommen von Julius (RWTH).

2. Zusammenfassung des letzten AKs

In einer Mindmap wurden wichtige Punkte für eine Tagung zusammengetragen und Tipps und Tricks geteilt.

3. Vortrag

Eine PP-Präsi erläutert das etablierte Vorgehen zum Organisieren einer KaWuM

  1. Zeitplanung
    • mit sehr viel Vorlauf planen
    • es wird eine grobe Struktur des Wochenendes gegeben
    • es werden 6 Stunden pro Tag an Arbeitsphase gebraucht um eine BMBF Förderung zuerhalten
    • Die Nachbereitung wird erläutert
  2. Finanzierung
    • die rechtliche Rahmenbeingung werden erläutert
    • Sponsoring wird vorgestellt
    • Interne Tools(ANKe) und der e.V. werden beschrieben und gezeigt
  3. Infrastruktur
    • IT-Struktur wird kurz vorgestellt
    • Unterkünfte und deren Buchung werden diskutiert
    • Tagungsraum Buchung und deren mögliche Kosten werden erläutert
    • Früh genug Helfer*innen finden
    • Wie ist die Transportlage (Personen und Güter)
  4. Verpflegung
    • Frühstück meist in der Unterkunft
    • Mittag und Abendessen planen Selber kochen? Mensa? Restaurant? Catering? (mindestens eine warme Mahlzeit)
    • möglicherwiese nach Sponsoren für das essen fragen (supermärkte, krankenkassen etc.)
    • genug getränke parat haben Alkohol wird nicht gefördert
  5. Teilnehmende
    • mind. 40 Personen, i.d.R 60-70 Personen
    • Anmeldung über ANKe
    • Einladungen, Erinnerung dran nicht vergessen
    • Tagungsplan ein paar Wochen vor Tagungsbeginn
    • Check-In und Zahlungserinnerung sinnvoll planen
    • Tagungsausweise müssen am Anfang der Tagung da sein
    • ANKe ist ein sehr nützliches Tool
  6. Sonstige
    • Tagungshefte(müssen BMBF Logo haben)
    • T-Shirts

4. Wo die nächsten nicht festgelegten KaWuMs sein könnten

Zusammenfassung

Es wurde detailliert aufgezeigt was es alles braucht um eine KaWuM erfolgreich zu organisieren.