Konferenz: 31. KaWuM in Bayreuth Datum: 29. Mai 2026
Leitung: Markus (RWTH)/Wassili (RWTH)
Protokoll: Vera (RWTH)
Beginn: 17:00 Uhr
Ende: 18:05 Uhr
Anwesende Fachschaften: KIT, Erlangen, Marburg, RWTH, Stuttgart, Bayreuth, Darmstadt
Die Arbeitskreisleitung eröffnet die Sitzung und stellt die Beschlussfähigkeit fest. Die Führung des Protokolls wird übernommen von Vera (RWTH).
Der Programm wurde interaktiv gestaltet. Es wurde besprochen, welche Elemente eine gute KaWuM ausmachen. Diese wurden in separate Themenbereiche aufgeteilt:
Die Planung der KaWuM beginnt damit, dass man in Anke eintragen muss, in welchem Zeitraum und mit wie vielen Personen die Tagung stattfinden soll. Diese sind Grundlage des BMFTR Antrags.
Finanzierung { BMFTR - Ein voller Tag für die volle Förderung muss 6 Stunden Arbeit haben (Pausen nicht beinhaltet), 3 Stunden für einen halben Tag. Dabei werden immer 3 volle Tage zu erreichen. } Verpflegung { - Alhokolische Getränke dürfen nicht über das BMFTR abgerechnet werden, müssen über das Sponsoring abgerechnet werden!! - Kochen, Catering, Bestellen - ~2000€ - Die Kosten der Verpflegung in den gleichen Kategorien sollten nicht allzu stark variieren, da es zu Problemen mit dem BMFTR führen könnte.
}
Spenden/Sachspenden { Hier kann man sich meistens etwas freier bewegen, Beispiele sind Druck von Tagungsheften oder T-Shirts oder Sponsoring des Mittagessens durch die Führung. } Sponsoren { - Gelder, welche nicht vom BMFTR abgedeckt werden, kommen von Sponsoren. Permanente Sponsoren sind das DGZfP, Safeway und das STMW. Der erste Kontakt wird meistens von Wassili gemacht, ab hier sollte man in Kontakt mit diesen stehen. Man muss darauf achten, dass die Sponsoren und das BMFTR sich nicht gegenseitig ausschließt.
}
Teilnehmer*innen-Gebühren { - Es gibt eine Grenze des BMFTRs von mindestens 40 Personen, bisher war die Obergrenze ca. 70 Personen. } Räumlichkeiten { - Idealerweise kosten die Räumlichkeiten nichts, man muss klären ob man als intern oder extern gilt. Eine Präsentation als Fachschaft kann hier hilfreich sein.
}
Personal { - Das Kern-Orga Team sollte nicht zu klein (alleine oder 2 Personen) aber auch nicht zu groß (mehr als 4-6 Personen) sein. - Zuverlässige, motivierte und viele Helfer*innen sind aber sehr wichtig. } Rahmenprogramm { - Exkursionen, Kultur, Abendprogramm - Nicht förderfähig
}
Unterkunft { - z.B. B&B, Hostels, DHB, A&O, Turnhalle - Am teuersten ist die Unterkunft, ~10000€ +, wenn man Glück hat ~6000€ } Infrastruktur { - ANKe - Tagungsplan - Tagungsheft: Sollte Logos von BMFTR und Sponsoren behalten, sollte gedruckt werden weil bei Sponsoring Auflagen angegeben wird.
}
**Merch { - Beutel: werden nicht vom BMFTR bezahlt, kann man mit Inhalten der Sponsoren oder mit anderen Item gefüllt werden, je nach Budget.
}
Die zentralen Punkte der Orga einer KaWuM wurden besprochen und die Organisation in ANKe wurde erklärt.