Empfehlungen:
schauen, ob Uni einem gesonderte Mailadresse zur Verfügung stellt, dann gemeinsamer Zugriff über eine Adresse möglich, kommt professioneller rüber als normale Mail-Adresse oder Fachschaftsmail
für Veranstaltung selbst vielleicht altes Handy mit extra Telefonnummer, auf dem alles wichtige ankommt
für Organisation: z.B: Slack, private Channels für spezifisches (Planungsteam etc.), öffentliche für allgemeines, was für alle relevant sein könnte
Hauptorga (1-2 Personen) sollte festgelegt werden, die einen groben Überblick über alles hat (Termine, Finanzen, etc)
Sponsorensuche über Mail, auch wenn Brief eher gelesen wird, für Sponsoren-Pakete Fachschaft zuständig, Vorgabe für Pakete vom KaWuM e.V., Änderungen in Absprache mit Verein (→ Wassili)
für Sponsoren gibt es bereits eine Liste, oft Ausfindig machen der Kontaktpersonen schwer, oft erreicht man die falsche Person (nachhaken, wer zuständig ist, gegebenenfalls anrufen, da persönlicher)
Sponsoring kann auch von innerhalb der Hochschule kommen (AStA)
Für Anschreiben gibt es eine Vorlage
alles weitere (Vertrag etc.) wird über den KaWuM e.V. in die Wege geleitet, Vertrag wird aber schon einmal an Firma angepasst (→ kommentierte Vorlage)
Größen für Firmenlogos frühzeitig klar kommunizieren, möglichst als Vektorgrafik anfordern, sieht sonst schnell pixelig aus
zur kostenlosen Be- und Verarbeitung: Inkscape, GIMP (macht aber Rastergrafik draus, also ungünstig), LibreOffice
für professionellen Druck beachten, dass nach Bearbeitung z.B. für Druck relevanter Farbraum CMYK verloren gehen kann → gedrucktes Heft kann dann etwas anders aussehen, als beabsichtigt
→ im Zweifelsfall bei Druckerei nachfragen, worauf geachtet werden sollte für ideales Ergebnis
Auflage für Tagungsheft etc kommunizieren
Anschreiben der Teilnehmer: möglichst schon in der Vorlesungsphase (in der Vorlesungsfreien Zeit hat tendenziell kein Mensch Zeit)
Begrenzung klar kommunizieren, lieber aufstocken wenn Ressourcen noch übrig
Finanzierung des Vereins beachten, zur Kostendeckung (etwa 150-200 €)
Unterstützung durch BMBF: schwierig, man kann nicht alles abrechnen, Antrag muss sehr früh eingereicht werden
Deadlines eindeutig kommunizieren und daran erinnern
AKs sollten auf dem Nachmittag liegen
Obst kann von Krankenkassen gesponsert werden
Getränke: Sponsoren finden, sonst günstigeres nehmen, lokale Marken sponsern gerne
Veranstaltungen bei Hochschule Anmelden!
üblicher Weise gibt's für jede KaWuM ein Logo → Rechtzeitig drum kümmern, damit KaWuM damit beworben werden kann
KOMMUNIKATION!!!!! lieber doppelt und dreifach über jedes noch so kleine Detail reden als gar nicht, sonst werden wichtige Dinge vergessen
Jugendherberge: kann Alterszuschlag geben, Mitgliedschaften erfragen (ASten haben oft entsprechende Programme für Vergünstigungen)
zuverlässige Backups für alles einplanen, es kann immer jemand ausfallen