Protokoll AK HowTo KaWuM

Konferenz: 30. KaWuM in Darmstadt

Datum: 08. November 2025

Leitung: Wassili (RWTH)

Protokoll: Emir Salihoglu (FAU Erlangen-Nürnberg)

Beginn: 17:30 Uhr

Ende: 19:30 Uhr

Anwesende Fachschaften: Bayreuth, Karlsruhe, Erlangen, UdS, Düsseldorf

1. Eröffnung und Feststellung der Beschlussfähigkeit

Die Arbeitskreisleitung eröffnet die Sitzung und stellt die Beschlussfähigkeit fest. Die Führung des Protokolls wird übernommen von Emir Salihoglu (FAU Erlangen-Nürnberg).

2. Zusammenfassung des letzten AKs

3. Auf was muss man achten wenn man eine KaWuM plant?

Nächste Tagungen werden im Endplenum festgelegt
Zeitraum ist wichtig
- Am besten sind erfahrungsgemäß Mai für eine Sommer KaWuM und November für eine Winter KaWuM
Anzahl versorgbarer Personen ist wichtig festzulegen
- Mindestens 40 Teilnehmer müssen es für den BMFTR Antrag sein
- Mindestteilnehmer pro Fachschaft festlegen

Darauf achten, dass der Termin nicht mit anderen BuFaTas kollidiert
MeTaFa hat Datenbank für Termine anderer BuFaTas hier: [https://metafa.fsmpi.rwth-aachen.de/bufata-kalender BuFaTa Kalender]

Sinnvoll Personen in Orgateam einzutragen (diese haben dann die selben Rechte wie der Fachschaftsaccount)

Tagungsfinanzierung:
- Maßnahmenbeschreibung nicht zwingend notwendig für den Anfang
- Teilnehmendenbeitrag muss festgelegt werden
- kann anschließend eingereicht werden
- Anke legt anschließend eine beispielhafte Hochrechnung dar
- Essen sollten preistechnisch nicht zu weit auseinander legen
- Aufgabe der Fachschaft so gut wie möglich die Ausgaben zu konkretisieren bis zur Einreichung
- ist fix sobald es eingereicht wird und KaWuM Orga schaut drüber
- Meist folgen Rückfragen der BMFTR oder evtl. Ausnahmen aus der Förderfähigkeit (in dem Falle weitere Sponsoren suchen)
- Tagungsplan muss bis zur Einreichung stehen
  - 6 Stunden Arbeitszeit muss pro Tag eingeplant werden (Dazu zählen AKs und Plena) (bzw. Anke muss insgesamt 3 Tage Arbeit zählen)
  - zugehörige Ausgaben sollen im Tagungsplan zu den dentsprechenden Essen angegeben werden
- Anke gibt auch weitere fehlende informationen an
- Wenn Tagungsfinanzierung steht ist man mit dem BMFTR Antrag erstmal fertig
- keine nicht förderfähigen Ausgaben eintragen! (im Zweifel nachfragen!) (Alkohol, T-Shirts)
- Rechnungen bestenfalls groß gestalten, sodass alles für ein Event auf einer Rechnung steht
- Töpfe, Kaffemaschinen,… die gebraucht werden, können abgerechnet und danach auch selbst behalten werden
- Pfand wird nicht abgerechnet!
- verschiedene Cases ausarbeiten, je nach Sponsoringbeiträgen kann auch sehr sinvoll sein
- Spende hat keine Zweckbindung! (nicht versteuert)/ Sponsoring schon! (sind versteuert) Wenn man eine Leistung erwartet (Flyer beilegen, im Tagungsheft sein, etc.) dann ist das immer Sponsoring.
- 2 dauersponsoren DGZIP/Saveway (haben einen Anspruch auf Leistung) (z.B.: Werbung im Tagungsheft, Vortrag, Geodreieck, …)
- Es gibt ein Reiter zur Finanzierung auf der Wiki der als Step-by-Step guide dienen kann
- Sponsorenvereinbarung (Cloud) ist ein Dokument, das Sponsoren eine Information zum Sponsoring für beide Seiten liefert.
- Am Besten auf Rechnung bestellen und KaWuM e.V.

Wichtig: Unterkünfte sind teuer geworden, also überlegt gut, wie hoch die Kapazitäten tatsächlich sind!

Ebenso wichtig: Selbst auch für Fördermittel durch Sponsorings oder Spenden sorgen, da nur ein gewisser Betrag beantragt werden kann (Restbeitrag sollte auch in Anke angezeigt werden). Reiter Sponsorenpakete auf der Wiki kann als Grundlage zur Diskusion mit Sponsoren dienen (zeigt das Verhältnis zwischen Förderung und Leistung auf). Auch gerne Dauersponsoren an die KaWuM e.V. vorschlagen.

Hier sind einige Beispiele für Sponsoren gelistet:

Produzenten von Laborgeräten nach Sponsorings fragen (Funktioniert wohl gut, wenn man bisschen Honig ums Maul schmiert)
Große Konzerne (Audi, VW, …) sehr schlechte Aussichten
Aussteller von Messen haben auch hohe Erfolgschancen)
Gerne auch persönliche Connections spielen lassen

Essen
- Catering, Mensa, selbst?
- wenn man Essen aus der Hand der Orga legt, kann die Orga natürlich mehr an der Tagung mitnehmen
- Kleine Snacks zwischendrinnen einbringen, damit das verbrauchte Volumen zu den festen Essen abnimmt (muss weniger vorbereitet werden)
- Es gibt z.T. Listen mit Kalkulationen, Angaben, … zur Verpflegung auf der Tagung, das sind gute Richtwerte und Inspirationen. Sonst auch gerne Fachschaften/KaWuM Gruppen nach Orientierung fragen.
- Darauf achten, dass vegarische und oder vegane Optionen zur Verfügung stehen

Kommunikation:
Wiki Pflegen!
Ankunft, Infos etc!
Frühzeitige Infos vermeiden ständige Nachfragen/Anrufe

Wichtig: Wiki muss deckungsgleich mit Anke/Tagungsplan sein! (BMFTR prüft das!)

Orgastruktur
- sollten mindestens 2 sein, aber nicht zu groß
- 2 Leute sollten einen Überblick haben
- Springer sind sehr praktisch!

Übernachtung:
Frühzeitig Übernachtung anfragen (am Besten direkt nachdem es feststeht, dass man eine hält!)

Exkursionen
Firmen sind oft gewillt Anfahrt/Essen o. Ä. zu übernehmen (Einfach dreist nachfragen)

Räume
- Fragt bei euch an den Hochschulen wie man am besten an Tagungsräume kommt

4. 32. KaWuM Marburg

05.11.2026-08.11.2026

5. 33. KaWuM Kiel

Wird eventuell in Erlangen-Nürnberg ausgetragen
- Problem: Unterkunft in Erlangen
- Nürnberg Jugendherberge: über 70 Leute ca. 11.000€
- Idee: BnBs?
- Katastrophenschutz kann auch alte Betten zur Verfügung stellen
- Vereine fragen nach Unterkunftsplätzen
- 33. KaWuM günstig, danach kann evtl. keine starke Orga/Helfer gewährleistet werden

Zusammenfassung

Es wurden allgemeine Infos zur Ausrichtung einer KaWuM dargelegt, insbesondere wurde dabei auf Finanzierung, Räume, Unterkünfte, Sponsoren, Exkursionen, Orgastruktur und Essen eingegangen.
Der Termin der 32. KaWuM Marburg wurde auf den 05.11.2026-08.11.2026 festgelegt.
Für die 33. KaWuM Kiel wurde die Alternative FAU Nürnberg-Erlangen besprochen. Für mögliche Probleme mit der Unterkunft sind einige Vorschläge geliefert worden.