Protokoll Organisation von Veranstaltungen (Allgemeine Veranstaltungsorganisation

Konferenz: 30. KaWuM in Darmstadt

Datum: 07.11.2025

Leitung: Lea (TH Nürnberg)

Protokoll: Johannes(Uni Bayreuth)

Beginn: 15:15 Uhr

Ende: 17:15 Uhr

Anwesende Fachschaften: TH Nürnberg, Bayreuth, Karlsruhe, Saarbücken, Erlangen(FAU), Freiberg, Düsseldorf, Marburg, Aachen, Darmstadt

Bereits von Fachschaften durchgeführte Veranstaltungen (kleinere Veranstaltungen):

• Kneipentour
• Spieleabend
• Waffelverkauf
• Rollenspielschnuppertag (z.B. Dungeons and Dragons, Neulinge können sich einfinden, Spielleitende benötigt)
• Science Slam
• Armbände knüpfen
• Echt oder Fake (Abstimmung über die Richtigkeit eines Fakts)
• Weihnachtsfeier (Schrottwichteln, Filme gucken)
• Wandern (kommt schlecht an)
• Quizabend (z.B. Kahoot, Erstis bei Themenwahl berücksichtigen)
• Bierpongtunier
• How to Klausurenphase (Infoabend zu erster Klausurenphase für Erstis)
• Kochabend (Multikulturell angeregt, soll auch Internationals ansprechen)
• Frühshoppen (Weißwurst, Brezen, Biergarnitur, Tracht)
• SwitchKäseKorn (Videospiele+Grillen+Getränke)
• Gremieninfoabend (Infos zu studentischen Gremien, inkl. Getränke/Essen)
• Powerpointkaraoke (Vortragende müssen spontan über zufällige Powerpointfoliensätze Vortrag halten)
• Erasmusabend (von MaterialwissenschaftlerInnen für MaterialwissenschaftlerInnen)

Kontaktaufnahme zu Veranstaltungsteilnehmer über:

• Mailverteiler
• Mundpropaganda (Leute persönlich ansprechen)
• Zu Veranstaltung durch Höhrsähle ziehen (Weihnachten)
• Klozeitung
• In Einladungen schreiben, dass Externe mitgenommen werden dürfen (Senkt Hürden)

• Paulaner schreibt viele Fachschaften über Verteiler an, ob Sie Bier haben wollen → Paulaner kann da sicher angefragt werden (Paulaner will Bilder im Gegenzug)
• Andere Brauereien können einfach angefragt werden (evtl. zu Event, Vorteile für Brauerei ansprechen → Werbung)
• Campus-Held für Bacardi anfragen (im Gengenzug Bilder für Socialmedia machen)
• Redbullsponsoring durch Redbullkontaktpersonen (bei Infomail anfragen, wollen Bilder für Socialmedia im Gegenzug)
• T-Shirts werden teils auch gesponsert
• Gute erfahrungen mit Anfrage kleiner „random“ Firmen (z.B. Nähladen aus der Fußgängerzone)
• Restaurantgutscheine werden manchmal gegeben
• Sponsorings Uniweit mit mehreren Fachschaften aufziehen (Viele Studis sind immer gut, gute Kommunikation ist dabei wichtig)

• ZaPF hat ebenfalls Veranstalltungsthema bearbeitet: https://zapf.wiki/WiSe24_AK_Veranstaltungen
• KIT hat gute Erfahrungen mit Delegation gemacht (Hauptorga → Teilorgas)
• Übernahme von Konzepten anderer Fachschaften und neue Ideen mit anderen Fachschaften abstimmen (Städte fordern das ab dann immer für alle Fachschaften)

• Übersichte vorhandener und erfolgreicher Veranstaltungen: https://cloud.kawum-matwerk.de/f/165265
• Möglichkeiten Teilnehmer für Veranstaltungen zu gewinnen
• Möglichkeiten Getränke und andere Sponsorings für Veranstaltungen und ähnliches zu gewinnen