ANKe - Anmeldungs-, Nutzer- und Konferenzverwaltungseinheit

Zur Anmeldung, der Verwaltung von Nutzern und Vorbereitung von Tagungen nutzt die KaWuM ihr eigenes Anmeldesystem mit den Namen ANKe. Jeder Nutzer kann in diesem System u.a. sein Passwort ändern und sich zu bevorstehenden Tagungen anmelden.

Die Selbstregistrierung von Fachschaften erfolgt direkt in ANKe. Es sind hierfür einige Angaben zur Fachschaft zu machen, zu denen u.a. die folgenden gehören:

  • Fachschaftsname
  • ein selbst gewählter Nutzername
  • Fachschaftsemailadresse
  • Postadresse der Fachschaft

Auch sind die allgemeinen Registrierungsbedingungen zu bestätigen.

Der Registrierungsvorgang wird damit abgeschlossen, dass ANKe an die im Registrierungsprozess hinterlegt Fachschaftsemailadresse eine Nachricht mit einem Link zum erstmaligen setzen des Passworts für den Fachschaftsaccount übermittelt.

Über einen Fachschaftsaccount in ANKe können durch die Fachschaften die von ihr entsandten Teilnehmer angelegt werden, die in einem weiteren Schritt durch die Administratoren einen Account für die IT-Dienst der KaWuM erhalten.

In ANKe können sich Personen mit einem persönlichen Account für die KaWuM-Dienste selbstständig zur nächsten KaWuM anmelden. Eine Anmeldung über den Fachschaftsaccount in ANKe ist auch möglich und vor allem für Personen vorgesehen, die das erste Mal an einer KaWuM teilnehmen möchten. Im folgenden werden die einzelnen Schritte der Anmeldung zu einen Konferenz in ANKe dargestellt.

Schritt 1 - Konferenzauswahl

Um mit einer Anmeldung beginnen zu können, sollte zunächst die passende Konferenz in der Übersicht über alle Konferenzen herausgesucht werden. Soll eine Anmeldung zu der Konferenz erfolgen, die als nächstes stattfindet, so kann der direkte Weg über die Startseite erfolgen. Hier wird auch angezeigt, ob eine Anmeldung zur Konferenz möglich ist oder etwa eine Absage der Konferenz erfolgte.

Schritt 2 - Personenauswahl

Der Schritt der Personenauswahl ist für Fachschaftsaccounts notwendig, um eine bereits schon einmal zu einer anderen Konferenz angemeldet Person der eigenen Fachschaft zu einer weiteren Konferenz anzumelden und so die Stammdaten zu übernehmen. Alternativ können über diesen Weg auch eine weitere Person direkt im Anmeldeprozess mit ihren Stammdaten erfasst werden, die bisher noch nicht an einer Konferenz teilgenommen hat.

So fern sich mit einem privaten Account angemeldet wurde, erfolgt automatisch die Weiterleitung zur Optionenauswahl.

Schritt 3 - Optionenauswahl und Bestätigung

Je nach Konferenz werden durch die ausrichtende Fachschaft verschiedene Aktivitäten angeboten, aus denen direkt bei der Anmeldung gewählt werden kann. Auch kann es für die Konferenzorganisation wichtig sein, weiter über die Basisdaten hinausgehende Information zu erhalten, die in diesem Schritt abgefragt werden.

Zu guter letzt werden alle angegeben Daten in einer Übersicht präsentiert und mit der Bestätigung der Anmeldebedingungen kann die verbindliche Anmeldung erfolgen.

Hinweis zu Kontingenten

Bei Konferenzen mit Kontingenten ist zu beachten, dass Teilnehmer zunächst nur vorbehaltlich angemeldet und erst mit dem Anmeldeende zugeteilt werden. Mit dem Fachschaftsaccount kann bei Kontingenten die Reihenfolge festgelegt werden, welche Personen vorrangig teilnehmen sollen. Von alle dem sind die Mitglieder der Geschäftsleitung und des Vorstand des KaWuM e.V. ausgenommen.

Über die Anmeldung erhalten die Teilnehmer*innen eine E-Mail aus ANKe, aus der hervorgeht, wer sie angemeldet hat, wie sich ggf. wieder abgemeldet werden kann und bei Konferenzen mit Kontingenten eine direkte oder eine vorbehaltliche Anmeldung erfolgte.

Für die Registrierung von Fachschaften und die Anmeldung von Teilnehmern zu Konferenzen gelten die folgenden Bedingungen:

  1. Die Datenschutzerklärung der KaWuM findet Anwendung. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt entsprechend.
  2. Im Rahmen der Organisation und Durchführung einer Konferenz erhält die Konferenz ausrichtende Fachschaft als Auftragsverarbeiter Zugriff auf die durch eine Fachschaft angegebene Adressdaten, deren Namen. Auch erhält die Konferenz ausrichtende Fachschaft in diesem Zusammenhang Zugriff auf die Daten der angemeldeten Teilnehmer. Im Rahmen der Verarbeitung durch die Konferenz ausrichtende Fachschaft kann gegebenenfalls eine geforderte Weitergabe von Daten an Exkursionsfirmen erfolgen.
  3. Nach Ende einer Konferenz können sich Teilnehmer/Fachschaften an die Konferenz ausrichtende Fachschaft sowie an den Verantwortlichen der KaWuM gemäß Datenschutzerklärung wenden und eine Löschung der Daten (Registrierung einer Fachschaft, Anmeldung eines Teilnehmers) veranlassen.
  • anmeldung.txt
  • Zuletzt geändert: 01.06.2020 15:07
  • (Externe Bearbeitung)