Protokoll HowTo KaWuM

Konferenz: 19. KaWuM in Aachen

Datum: 09.05.2020

Leitung: Markus (RWTH)

Protokoll: Richard (RWTH)

Beginn: 14:00 Uhr

Ende: 14:57 Uhr

Anwesende Fachschaften: RWTH Aachen, HHU Düsseldorf, TU Braunschwerig, Uni des Saarlands, TU Dresden (bis 14:07)

• ca. halbes Jahr im Voraus anfangen
• man sollte sehr viel Unternehmen anschreiben um eine gut Rückmeldung erhatlen zu können
• im Vorfeld einer schriftlichen Anfrage den telefonischen Kontakt zum Unternehmen suchen
• Kontakt zum Kassenwart des KaWuM e.V. suchen, um die Sponsoringverträge fertigzustellen
• Für Anzeigen, Logos etc. großzügige Frist einplanen und vorher gern auch an die Frist erinnern
• Zur Planung wie viele Mittel benötigt werden, sollten alle Ausgaben vorher in einer Aufstellung gesammelt werden

• Angebote für Unterkünfte sollten mind. ein halbes besser ein dreiviertel Jahr vor der KaWuM einholen
• sehr großer Kostenpunkt, da Unterbringung in Hosteln bzw. Jugendherbergen erfolgt
  • Alternativen wie in Räumlichkeiten der Uni können bei geringen Sponsoringeinnahmen auch in Frage kommen

• Man sollte anhand der voraussichtlich verfürgbaren Mittel enscheiden, ob man selbst kocht oder Catering in Anspruch nimmt

• rechtzeitig erkundigen, ob Uni für Raumbuchung Geld haben will
• Räume sollten ausreichend im Vorraus gebucht werden
• mit Hausmeistern absprechen, dass Räume auch am Wochenende zugänglich sind
• im Zweifelsfall immer Notlösungen in der Hinterhand haben
• Tagungsbüro einrichten, falls Teilnehmer nicht wissen wohin mit sich
• Beschilderung, wenn möglich
• Lenyard mit Ablauf- und Lageplan bietet sich an

• Standardablauf:
  • Donnerstag beginn, Sonntag Ende
  • 5 - 6 Slots für AKs
  • Rahmenprogramm, wie Stadtführungen, Unternehmensführungen
  • Abendprogramm wie Spieleabend und Kneipentour
  • Unternehmensvorträge?
  • Beispielhafter Programmablauf
• Pläne für Helfer/Orga, wann muss wer wo sein?

• Kaffe wird tendenziell viel gebraucht, Snacks und Obst werden gerne gesehen
• Wo lässt man Tagungshefte Drucken? Anfragen bei der Uni/AStA lohnen sich!
• Womit werden die Tagungshefte umgesetzt? LaTeX, Scribus, Illustrator/Indesign etc?
• Wo lässt man Tagungs-Shirts/-Pullis drucken, wie viel Vorlauf braucht man?
• Rechtzeitige Einladung an die Fachschaften
  • Rechtzeitige Anmeldephase

BMBF-Antrag für 20/21 wurde bereits eingereicht. Dateien dazu liegen in der Cloud unter: https://cloud.kawum-matwerk.de/apps/files/?dir=/Konferenz/BMBF/Zeitraum%202020%20bis%202021 Richard ist der Ansprechpartner für den Antrag für 20/21.

Link zur Projektseite: https://www.dlr.de/pt/studentischeverbaende/

• Welche Dienste sind sinnvoll zur Durchführung?
  • bei selbst gehosteten Diensten ausreichend Zeit einplanen
• Wie stellt man den (verkürzten) Zeitplan auf?

Es wurde sich darüber ausgetauscht, was bei der Organisation einer KaWuM zu beachten ist, wie die Stellung eines BMBF-Antrags abläuft und welche Möglichkeiten man für eine Onlinedurchführung hat.