Protokoll AK HowTo KaWuM

Konferenz: 21. KaWuM in Ort

Datum: 09.05.2021

Leitung: Richard (RWTH)

Protokoll: Kris (KIT)

Beginn: 10:35 Uhr

Ende: 11:40 Uhr

Anwesende Fachschaften: RWTH, KIT, TU Darmstadt, Uni Kiel, TU Ilmenau

Allgemeines der Orga 2021:

Günstig (DGZfP spendet gerne etwas Geld)
Unterstütztung durch BMBF (40 Teilnehmer durchgängig (pro Tag, für die Finanzierung), 2 Tage mit min 6h Programm (An- und Abreise zählen nur als halber Tag))
- Maßnahmenbeschreibung Förderung durch BMBF/DLR
Tagungshefte, Goodies und Werbung verschicken (finanziell mit einberechnen)
Stadtführung/Campusführung besser vorbereiten, Live-Streaming ist eher kritisch
Zoom und Discord nur mäßig für Livestreams geeignet (umso schlechter, umso mehr Teilnehmer!), Twitch wäre möglich gewesen (es sind aber Accounts nötig und es ist öffentlich)
Videoprodunktion:
- am besten zuerst Text einsprechen und dann filmen
- möglichst viel Videomaterial, mehrere Perspektiven, möglichst lange Abschnitte filmen (fürs Schneiden besser geeignet), schnellere Schwenks eher schlecht
- das richtige Programm (Bsp.: Black Magic (DaVinci Resolve), Adobe (Premiere), … (Studierendenlizensen nicht vergessen ;))) erleichtert teilweise enorm die Schneiderei und gute Kameratechnik die Filmerei (Weitwinkel, …)
- Kein Viedeo-Zoom da der digitale Zoom das Bild verschlechtert
Plattformen: AK's über Discord und Plena über Zoom (BBB auch immer wieder mal möglich)

TUDa und KIT sollen schauen und testen, wie gut Konferenzsysteme mit Meetingsoftware (und Benutzern) zusammenspielen
Konzepte: siehe AK Hybrid-KaWuM

Präsenz-KaWuM:
- Sponsoring benötigt; BMBF wird vom eV übernommen
  - Antrag muss aber bis 1. April eingereicht werden
  - Auf dlr-Website sind Richtlinien aufgeführt, was gefördert werden kann
- bei Finanzfragen generell einfach an Wassili wenden
- Finanzierungen sind mittlerweile recht einfach geworden
größte Posten: Unterbringung, dann Verpflegung
bei Sponsoringkampagne: viele Firmen antworten nur mit großer Verzögerung oder gar nicht –> früh mit dem Sponsoring beginnen
am besten zuerst telefonischer Kontakt mit den Firmen, dann stehen die Chancen höher
Sponsoring-Verträge anpassen
- finanzen
wenn mal zu viel Geld übrig bleibt, Firmen fragen, ob diese damit noch einverstanden sind (vor allem, wenn Verträge nicht oder nicht vollständig eingehalten werden können)
Unis und ihre Fördervereine anfragen

möglichst ein halbes Jahr vorher anfragen (auf jeden Fall früh genug und gleich eventuelle Probleme die auftauchen könnten mit diesen besprechen)
Hostels anfragen (innerorts) oder die Uni fragen (es gibt fast immer auch die Mgl. in der Turnhalle zu übernachten)

* gutes Argument: Leuten aus ganz Deutschland die regionale Kultur zeigen, meist Kleinigkeiten

erkundigen: wo werden Uniräume gebucht (zentral/Institutsintern)
- muss dafür Geld gezahlt werden?
achten, dass Räume ggf. auch mit Hybridkonzept funktionieren
mit Hausmeister absprechen
immer noch Notlösungen im Hinterkopf haben
Tagungsbüro bietet sich an
Hinweisschilder sind toll
Schlüsselband mit Tasche, an dem Campusplan etc. hängt ist gut (Lanyard)

Do - So (nicht zu kurz planen und Platz für ev. zusätzliches Programm freihalten)
min 5-6 AK Slotts
2-3 (vllt. sogar 4) Räume pro Slot
Rahmenprogramm: Unternehmensführungen, Kulturprogramm
Fachvortrag (DGZfP freut sich gerne, aber auch Profs fragen)
konkrete Orga- und Helferpläne (Springer etc.)

Krankenkassen (TK) nach Snacks fragen
Viiiiiel Koffein!
Tagungshefte
- Druck: ASten fragen, Termine beachten
- Yoga ist gerne gesehen
- Auch AOK oder TK drucken gerne Tagungshefte (Kosten: Eine Anzeige)
- Design: LaTeX möglich, ist aber nicht immer praktisch (einfach Vorlagen anderer BuFaTa's besorgen); Scribus ist Open-Source; ansonsten InDesign etc.
Tagungs-shirts, wenn viel Geld sogar Pullis
- Wir machen druck
rechtzeitig einladen und erinnern

es wurde sich über die Ausrichtung von Online-, Hybrid- und Präsenz-KaWuMs ausgetauscht

1. Eröffnung und Feststellung der Beschlussfähigkeit