Protokoll AK Technische Ausstattung für Hybrides Tagungskonzept

Konferenz: 21. KaWuM in Aachen

Datum: 08.05.2021

Leitung: Kevin (KIT, Verein)

Protokoll: Silke (RWTH, Verein)

Beginn: 18:01 Uhr

Ende: 18:53 Uhr

Anwesende Fachschaften: KIT, RWTH,UdS, TU Darmstadt,KaWuM e.V. (Vorstand), …

Kurze Einleitung von Kevin, was Ziel des AK's ist und die Einbringung der Fachschaften erwünscht ist. Eine Umsetzung soll wahrscheinlich durch den e.V. ermöglicht werden.

• Wie kann ein hybrider Workshop aussehen? Wie wird es umsetzbar?
  • Digitale Rednerliste um zu vermeiden, dass die Online-Teilnehmer nicht zu Wort kommen. Neue/Zusätzliche Aufgabe der Redeleitung. Die Rednerliste sollte dann in der Lage sein, allen zu ermöglichen zu Wort zu kommen, die Redeleitung müsste da entsprechend umsetzen.
• Welche technische Infrastruktur ist dafür notwendig?
  • Beamer, Leinwand, Teilnehmer (online) sollten auch visuell wahrnehmbar sein. Computer!! Externe Kamera, keine Laptop-Kamera. Gegenseite(Präsenz) sollte über eine Webcam/Darstellung des Raumes übersichtlich ermöglichen (Meeting-Owl). Keine Einzel Kameras. Damit Online-Teilnehmer auch guten Überblick haben, möglichst hohe Integration beider Seiten. Teilnehmer-„Begrenzung“ der Online-Teilnehmer je Kamera? Vermieden werden soll ein Nicht-Nachvollziehen der Redenden wenn zu viele Menschen vor einer Kamera sitzen. Alternative zur Meeting-Owl: Kombination von Konferenzmikrofonen und Kameras.
• Sollte jeder Workshop auch digital ausgestattet sein? Muss/Soll dann die Struktur angepasst werden?
  • Prioritätensetzung hinsichtlich des Interesses der Online-Teilnehmer, nachdem diese nach Beginn der KaWum gefragt wurden, an welchen AK's sie teilnehmen wollen. Diese werden dann entsprechend Digital ausgestattet. Empfehlung hier: Zwei fixe Räume digital ausstatten und die AK's enstprechend auf Räume legen nach Anfangsplenum in dem Workshops belegt werden. Zusätzlicher Posten im Orga-Team einer KaWuM: „Techniker“, der sich um die Rednerliste und auch technsiche Umsetzung vor Ort kümmert. Fertige Rednerlisten/Programm sollten durch den e.V. zur Verfügung gestellt werden.
• Sollte Vereinseigentum verliehen werden? Wenn ja, zu welchen Bedingungen? Refinanzierung durch Leihgebühr?
  • KaWuM hat Vorrang. Verleihung sollte wenn dann nur gegen Leihgebühr stattfinden und könnte es aber Refinanzieren/Selbsterhalten. Müsste auf jeden Fall mit Leihverträgen geregelt werden, Preis sollte einer Selbsterhaltungsfinanzierung entsprechen. Kreis der Verleihung sollte eingeschränkt sein. Universitäres/Studentisches/Studentische Selbstorganisation Niveau sollte erhalten bleiben. Nur an studentische Selbstorganisation.
• Testphase WS21?
  • TU Darmstadt und Karlsruhe würden versuchen, die ersten Testphasen umsetzen. Zunächst Geräte ausleihen und testen, damit eine Liste erstellt werden kann, was wird wirklich benötigt? Was ist praktisch? Was ist „nice to have“? Wie gut war die Umsetzung möglich? Welche Schwierigkeiten gab es? Wie war der Umfang des Aufwandes? Wie leicht/schwer war es an Equipment zu kommen?
• Wo wird das Equipment gelagert und verwaltet? Wer bringt es dann immer mit?
  • Versendung/Bringen, abhängig vom Umfang des Equipments. Oder ein Verantwortlicher, der einen Tag früher anreisen kann. Umfangabhängig ob Versand oder persönlicher Transport.

Umsetzung von Hybridveranstaltungen durch Anschaffung von entsprechendem Equipment. Dafür wird es eine Testphase geben, umgesetzt vun TU Darmstadt und KIT Karlsruhe durch Ausleihen entsprechenden Equipments und Feshaltens, was tatsächlich benötigt wird. Dafür soll zunäcsht nur je ein Workshopslot Hybrid umgesetzt werden.