Protokoll AK How To KaWuM

Konferenz: 23. KaWuM in Karlsruhe

Datum: 07.05.2022

Leitung: Wassili (KaWuM e.V.)

Protokoll: Richard (RWTH)

Beginn: 16:30 Uhr

Ende: 19:00 Uhr

Anwesende Fachschaften: RWTH, KIT, TU Dresden, Uni Freiberg, TU Berlin, Uni Saarland, TU Darmstadt, Uni Stuttgart

Hier wird erklärt, worauf bei der Durchführung einer KaWuM geachtet werden muss.

Einer der wichtigsten Punkte: Finanzierung über den BMBF (Bundesministerium für Bildung und Forschung). Antrag muss jedes Jahr bis 01.04. postalisch eingegangen sein für die Tagung im November und im nachfolgenden Jahr im Mai. Dafür muss ein bereits möglichst detaillierter Finanzierungsplan und ein Tagungsplan stehen und in ANKe eingepflegt werden, inklusive Beschreibungen für beabsichtigte Arbeitskreise. Als abrechenbarer Tagungstag gilt alles an Arbeitsphase, inklusive Fachvortrag, aber ohne Unternehmensführungen. Ein Tagungstag hat mindestens 6 h Arbeitsphase, zwischen 3 h und 6 h Arbeitsphase zählen als halber Tagungstag, darunter wird nicht übernommen. Außerdem braucht es mindestens 40 studentische Teilnehmende (inklusive Immatrikulationsbescheinigung). Weiteres siehe hier. Zusätzliche Einnahmen sind Sponsoren und Teilnehmergebühren. Mit Sponsoren werden Sponsoringvereinbarungen unterschrieben, siehe Finanzen. Alkoholische Getränke können nicht über den BMBF abgerechnet werden!

Typische Ausgaben: Unterkunft (typischer Weise Hostel, wird in letzter Zeit sehr teuer, daher alternativ Turnhallen), Verpflegung, Goodies (von Sponsoren, Tagungsheft, Tagungshirt), u.U. auch Anfarten zu Exkursionen oder Räume für Arbeitskreise und Plena. Da die Tagungen hybrid stattfinden sollen, ist auch die dafür notwendige Infrastruktur wichtig.

Es bedarf Zeitplänen. Sowohl ein Zeitplan für die Tagung selbst (Workshopslots, Abendveranstaltungen, Unternehmensführungen, Stadt-/Campusführungen), als für die Orga (bis wann sollte was stehen, wer muss wann während der Tagung wo sein, etwa zum shuttlen der Teilnehmer, zum Kochen etc.). Alle Aufgaben sollten auf mindestens zwei Personen aufgeteilt werden, weil immer jemand kurzfristig ausfallen kann.

Die Tagungsbeschreibung in ANKe beinhaltet die Beschreibung dessen, was in dieser Tagung besprochen werden soll.

Ein ausführlicher Leitfaden findet sich unter How to KaWuM. Auch die Protokolle des AKs der letzten Tagungen können zu Rate gezogen werden. Bei finanziellen Fragen eine Mail an die Kassenführung des KaWuM e.V. (wdelis@kawum-matwerk.de).

Es wurde erklärt, was beim Antrag beim BMBF auf Unterstützung wichtig ist und worauf bei der Planung geachtet werden muss. Bei Problemen mit finanziellem, Mail an den Kassenführung des KaWuM e.V. (wdelis@kawum-matwerk.de).