Protokoll AK HowTo KaWuM

Konferenz: 25. KaWuM in Aachen

Datum: 06. Mai 2023

Leitung: Wassilios (RWTH)

Protokoll: Markus (RWTH)

Beginn: 18:45 Uhr

Ende: 20:10 Uhr

Anwesende Fachschaften: RWTH Aachen, TU BAF, TUI, TU Stuttgart, TU Darmstadt, UdS

Die Arbeitskreisleitung eröffnet die Sitzung und stellt die Beschlussfähigkeit fest. Die Führung des Protokolls wird übernommen von Markus (RWTH).

• Personal
  • Verantwortlichkeiten (eine Person für eine Aufgabe)
  • Helfende
  • Mindestens zwei oder drei Hauptorga-personen
• Finanzierung (in enger Abstimmung mit dem oder über den KaWuM e.V.)
  • über BMBF-Antrag (Förderfähige Ausgaben beachten)
  • Sponsoring: bspw. Sachsponsoring
  • Spenden
  • Teilnehmendenbeiträge
• Verpflgung
  • soweit es geht an andere abgeben: Frühstuck an Unterkunft, Mittagessen an Exkursion soweit es geht. Selbst kochen frisst viel Zeit, Energie - kann aber weniger kosten
  • Mengen und Allergien beachten
  • AK-Verpflegung (Getränke, Knabberkram, Obst)
• Unterkunft
  • Sehr großer Kostenfaktor
  • Kapazität (spliten auf verschiedene Unterkünfte)
• Räumlichkeiten
  • mit der Universität klären
• Mobilität
• Exkursionen
• Print und Textil
• Kommunikation mit Geschäftsleitung, Verein, Teilnehmenden, Intern in der Orga
  • Ansprechperson für Teilnehmende und die Helfenden benennen
  • ggf. Öffentlichkeitswirksam kommunizieren (über die Uni, etc.)

Es sollten für verschiedene Finanzlagen Finanzpläne angelegt werden:

• Mindeststandard
• Gute Ausstattung
• Ausgefallene Tagung

Es wurden auf die Anleitungen HowTo KaWuM und Finanzen im Wiki hingewiesen.

Es wurden die für eine Tagung notwendigen Punkte erarbeitet und Best-Practices vorgestellt.