Protokoll AK HowTo KaWuM
Konferenz: 25. KaWuM in Aachen
Datum: 06. Mai 2023
Leitung: Wassilios (RWTH)
Protokoll: Markus (RWTH)
Beginn: 18:45 Uhr
Ende: 20:10 Uhr
Anwesende Fachschaften: RWTH Aachen, TU BAF, TUI, TU Stuttgart, TU Darmstadt, UdS
1. Eröffnung und Feststellung der Beschlussfähigkeit
Die Arbeitskreisleitung eröffnet die Sitzung und stellt die Beschlussfähigkeit fest. Die Führung des Protokolls wird übernommen von Markus (RWTH).
2. Sammlung von Dingen für eine Tagung
- Personal
- Verantwortlichkeiten (eine Person für eine Aufgabe)
- Helfende
- Mindestens zwei oder drei Hauptorga-personen
- Finanzierung (in enger Abstimmung mit dem oder über den KaWuM e.V.)
- über BMBF-Antrag (Förderfähige Ausgaben beachten)
- Sponsoring: bspw. Sachsponsoring
- Spenden
- Teilnehmendenbeiträge
- Verpflgung
- soweit es geht an andere abgeben: Frühstuck an Unterkunft, Mittagessen an Exkursion soweit es geht. Selbst kochen frisst viel Zeit, Energie - kann aber weniger kosten
- Mengen und Allergien beachten
- AK-Verpflegung (Getränke, Knabberkram, Obst)
- Unterkunft
- Sehr großer Kostenfaktor
- Kapazität (spliten auf verschiedene Unterkünfte)
- Räumlichkeiten
- mit der Universität klären
- Mobilität
- Exkursionen
- Print und Textil
- Kommunikation mit Geschäftsleitung, Verein, Teilnehmenden, Intern in der Orga
- Ansprechperson für Teilnehmende und die Helfenden benennen
- ggf. Öffentlichkeitswirksam kommunizieren (über die Uni, etc.)
Es sollten für verschiedene Finanzlagen Finanzpläne angelegt werden:
- Mindeststandard
- Gute Ausstattung
- Ausgefallene Tagung
Es wurden auf die Anleitungen HowTo KaWuM und Finanzen im Wiki hingewiesen.
Zusammenfassung
Es wurden die für eine Tagung notwendigen Punkte erarbeitet und Best-Practices vorgestellt.