Protokoll AK Interne Fachschaftsarbeit: Kommunikation und Projektmanagement

Konferenz: 27. KaWuM in Freiberg

Datum: 24.05.2024

Leitung: Gero (TU Berlin)

Protokoll: Lea (TH Nürnberg)

Beginn: 17:15 Uhr

Ende: 19:00 Uhr

Anwesende Fachschaften: TU Berlin, TU Ilmenau, TH Nürnberg, CAU Kiel, TU Darmstadt, RWTH Aachen, TU Dresden, UdS, Mu Leoben, Uni Bayreuth, FAU Erlangen,KIT

Vorstellung der teilnehmenden Fachschaften

• THN: nichts zentral geregelt, Sachen werden manchmal nicht erledigt, Umstieg auf Teams damit die Aufgaben auch erledigt werden+ zentrale Regelung , Aufbau eines Wikis
• TUI: Party-People werden fertig, keine Nachfolger
• RWTH: Kulturamt im Rat für kleinere Events (Grillen, Spieleabend etc.) + Veranstaltungsamt im Rat (Partys, Sommerhüttenfest → findet nicht mehr statt, weil Orga-Erfahrung nicht gut an neue Generation von Fachschaftlern weitergegeben wurde. ), eigene AGs die sich mit speziellen Tehmen beschäftigen wo Neue und Alte vorhanden sind
• TUD: Gruppen sind immer für eine Sache zuständig, keiner von den Neuen will die Sachen machen obwohl Ordner und Wissen von den Alten vorhanden sind, Bennenung von 2 Verantwortlichen, Die Erstis sollen es eigenständig planen und bei Problemen auf die Alten zugehen → idee: die alten und die neuen sollen das erste mal die Orga komplett zusammen machen, danach sollen die Alten die neuen nur bei Fragen nützen
• Bayreuth: Die Alten schnappen sich eigentändig die Erstis die, die Aufgaben übernehmen sollen
• Kiel: Problem mit Spammen in Whatsapp

• TUB: Discord (eingeschlafen), WhatsApp-Gruppe aktiver, keine Mailverteiler
• TUDa: Discord, Mail-verteiler, Insta, Facebook (inaktiv), Nextcloud
• UdS: WhatsApp, Teams, extra Whatsapp Gruppen für KaWuM oder Feste (WhatsApp + Teams)
• RWTH: Discord (wichtigstes Tool), Whatsapp, Mails
• TUI: WhatsApp für alles dringende, Mailinglisten für offizielle Kommunikation, eigene Seite für Protokolle, Spond (Terminplanung) ist eingeschlafen, Webex für Onlinesitzungen
• TH Nürnberg: WhatsApp: in der Beschreibung alle Links zu den Teamslinks, Pad (Protokolle), Wiki, Nutzung für alles was aufkommt zwischen den Sitzungen oder kurzfristige Planung
• TUD: 3 Whatsapp Gruppen für verschiedene Themen, alte Fachschaftler und aktuelle
• Bayreuth: Signal (wird jedes Jahr erneuert), gemeinsames Mittag/Abendessen
• Kiel: Whatsapp Community, Notion
• KIT: Mail-Account (OX) mit verschiedenen Kalender & Adressbuch über Fachschaft, Fachschaftsaccount mit Server für Dateien, WhatsApp (Erinnerungen, Fragen die viele Betreffen, Links zu Anmeldungen und allgemeine Infos), Signal Off-Topic Gruppe extra, Dokumentation und Anleitungen übers Wiki, Wissensweitergabe mit dem Wiki, Discord (seit nach Corona inaktiv), Einladung der Fachschaftssitzung via Mail an alle mit Fachschaftsaccount,
• FAU: wenig Kommunikation in großer Whatsappgruppe, etwas mehr Kommunikation in kleinen Whatsappgruppen

ggf. mit bereits vorhandenen Tools/Anwendungsbeispielen.

• Pad (eigenes oder HegeDoc)
• Helferpläne (digital)
• Notion: Erfahrungen aus Kiel: Aufgaben zuteilen, Einsicht in den Kalender wann was erledigt werden muss, Verlinkung zu Protokollen etc., Problem: gute Pflegung notwendig, viel Aufwand und Wissen mit den Tools weil sehr komplex, Beauftragter notwenig, Vorteil: kostenlos für Studis
• Whatsapp Community: ähnlich wie Discord Server, aber man sieht nur die Nachrichten in den Gruppen denen man beigetreten ist, Ankündigungsgruppe wo nur Admins reinschreiben können
• Discord
• Teams: Planer in dem man einsehen kann was gemacht wurde und was nicht und wer dazu zuständig ist, Deadlines setzen, wenn bis dahin nicht erledigt dann nervige Erinnerungsemails bis es erledigt wird, gute Erfahrungen in Industrie und örtlicher IG Metall Jugend, wichtig ist ein Mechanismus damit die Sachen up to date gehalten werden, während des Meetings wird das Bord durchgegangen/gepflegt damit es aktuell ist → gemeinsame Abarbeitung, Dateien hinterlegbar: parallele Bearbeitung in Word, Nachteil: kostet → ergiebt nur Sinn wenn das Microsoftpaket von der Uni gestellt wird, Planer selber basteln nicht möglich da es immer mit ner Community /Chat verbunden ist
• Confluenz (Bayreuth): Sitzungsprotokoll, Partyprotokoll
• Trello: Reiter ordnen wie bei Notion oder Teams, Planer selbst basteln, Vorteil: kostenlos, App, Nachteil: nur mit einer begrenzten Anzahl von Leuten teilbar

• wenn man IT-Dienste braucht: fachschaften.org
• Wissensmanagment: Buddyprogramm zum Weitergeben der Aufgaben und Verantwortung

• Bei vielen Fachschaften gestaltet sich die Wissensübergabe von den alten zu den jungen als schwierig. Das Wissen wird nicht richtig weitergegeben oder es lassen sich keine neuen finden, die die Aufgaben übernehmen wollen.
• Bewährt hat sich ein Buddyprogramm zum Weitergeben der Aufgaben und Verantwortung zwischen den Erfahrenen und den Erstis.
• Die meisten Fachschaften benutzen WhatsApp als Hauptkommunikationsmittel untereinander, Discord Channels sind aber auch beliebt
• Viele haben keine guten Projektmanagementtools zur Organisation. Die besten Tools die sich in der darauffolgenden Diskussion herausgebildet haben sind Notion, Teams und Trello um Planer, To-do Listen erstellt und Protokolle verlinkt werden können