Protokoll AK Wissensmanagement

Konferenz: 28. KaWuM in Ilmenau

Datum: 09. November 2024

Leitung: Markus (RWTH)

Protokoll: Markus (RWTH), Silas (RWTH)

Beginn: 08:30 Uhr

Ende: 10:00 Uhr

Anwesende Fachschaften: RWTH, Uni Stuttgart, TU Darmstadt, TU Ilmenau, CAU Kiel, Uni Saarland, TU Dresden, TU Berlin

Die Arbeitskreisleitung eröffnet die Sitzung und stellt die Beschlussfähigkeit fest. Die Führung des Protokolls wird übernommen von Name (Uni).

Bereits ins Auge gefasste Maßnahmen:

• zeitlichen Ablauf stringenter regeln
• inhaltliche Vorbereitung auf AKs notwendig:
  • Vorabfrage, wer AK leiten/moderieren könnte,
  • Keywords zur AK-Planung/Themenschwerpunkte in Check-In
  • Hinweis, dass für die Vorbereitung auch die Suchfunktion genutzt werden kann, um Protokolle zu finden/ bereits vorhandenes wissen
• Wissensmanagement für Erstis:
  • gezielte Einführung in IT-Infrastruktur (sowohl Vorbereitungs-Mail als auch „Sprechstunde“ während Tagung)

Es wurde sich über die bisherige Maßnahmen zum Wissensmanagement ausgetauscht und festgestellt, dass:

• AK-Leitungen früher gefunden werden sollten bspw. am Ende eines AKs direkt für die nächste Tagung Personen suchen,
• Zusammenfassungen aus Plena nicht unbedingt in Protokolle der Plenen übernehmen sollten,
• sich die Kommunikation während der Tagungen schwierig gestaltet, da es keinen guten Ort für gerichtet Kommunikation gibt

• RWTH Aachen: Hat sich in Vorberreitung das Tagungsprogramm angesehen und Resolutionen von anderen BuFaTaen durchgelesen (Montag vor der Tagung)
• Uni Stuttgart: Vorbereitung bei der Anreise
• TU Darmstadt: Vorstellung der Tagung in der Fachschaft weit im Voraus, ggf. Vorbereitung kurz vor der Tagung
• TU Ilmenau: KaWuM ist ständiger TOP in der Sitzung
• Uni des Saarlands: Vorbereitung in den Sitzungen vor der Tagung
• CAU Kiel: Vorstellung der Tagung in der Fachschaft wenn die Einladung zur Tagung kommt, Inhaltlich findet bisher kaum eine Vorbereitung statt
• TU Dresden: läuft ähnlich wie in Kiel

• Themenfindung findet in aller Regel während der Tagung statt
• Idee: Wie BuFaTa ET einen Themenausschuss, der Themen für die nächste Tagung sammelt und AKs vorschlägt
  • Altnasen und alle Interessierten sortieren Themen und bringen Themen ein
  • Nimmt die Einstiegshürde, wenn AKs bereits vorgeschlagen wurden
  • AKs im Vorfeld durch neue Personen einbringen zu lassen, gestaltet sich schwierig
  • Themenausschuss kann unabhängig von einer Tagungsorga um Themenschwerpunkte kümmern
  • Themensammlung für die Tagung als oAK mit Leitung durch die GL

• Wie funktioniert der Wissenstransfer in den Fachschaften vor um Wissensverlust zu vermeiden?
  • RWTH: Nutzung eines Protokollsystems, eigenen Dokumentenserver und eigenens Wiki. Austausch auf einem Fachschaftswochenende (Arbeitswochenende). Mündlicher Transfer von Wissen bei Nachfragen
  • Uni Stuttgart: Wiki, Protokolle, Arbeitswochenende
  • TU Darmstadt: Wissenssammlung auf FS eigenem Server. Sammlung von How tos, Protokollen, mündliche Einführung in Themenbereiche
  • TU Ilmenau: Wiki für alle stud. Gremienvertreter*innen, was soweit aktuell gehalten wird; Informationen/Dokumente werden wenn möglich aufbewahrt und nicht vernichtet
  • Uni des Saarlands: Nutzung von Teams und OneNote über die Unilizenzen
  • CAU Kiel: Unicloud für Dokumentenspeicherung; Nutzung von Notion für Protokolle; Mündlicher Austausch
  • TU Dresden: unklar, wie es aktuell läuft
  • TU Berlin: Cloud; Whatsapp für Absprachen; Kommunikation zu Studis über Whatsapp, da Mailverteiler mit vielen anderen Mails belastet ist
• Regelmäßige Feedbackrunden bei Projekten und Feedback für die nächste Projektdurchführung zu sammeln
• Überlapp von Personen in Ämtern (Hauptamtlich und stellv.)

• AKs mit breiteren Themen für das Onboarding besser geeignet
• AKs mit spezifischen Themen für Ausarbeitungen sinnvoll

Es wurde sich über die Vorbereitung von Fachschaften zu Tagungen ausgetauscht und festgestellt, dass eine Vorbereitung eher knapp vor der Tagung erfolgte. In Vorbereitung auf die nächsten Tagungen wurde für die Themen- und AK-Sammlung festgehalten, dass es einen oAK mit Leitung durch die GL gibt. Auch wurde sich über den Wissenstransfer in den Fachschaften ausgetauscht und wie dieser gut gestaltet werden kann.