Protokoll AK Organisation von Veranstaltungen

Konferenz: 31. KaWuM in Bayreuth Datum: 31. Mai 2026

Leitung: Vincent (CAU)

Protokoll: Emir (FAU)

Beginn: 08:30 Uhr

Ende: 10:00 Uhr

Anwesende Fachschaften: CAU Kiel, FAU Erlangen

Die Arbeitskreisleitung eröffnet die Sitzung und stellt die Beschlussfähigkeit fest. Die Führung des Protokolls wird übernommen von Emir (FAU).

• Kiel: 2 Phasen
  • 1. Vorbereitung durch Anträge an GEMA, Univerwaltung, Gebäudemanagement, Dekanat
  • 2. Marketing:
  • Früher: „Leuchtfeuerstruktur“, 1 Speerspitze und dann Auswahl von Teams
  • Aufgrund von räumlicher Trennung sind Präsenzmeeting (abgesehen von regulären Meetings) schwierig
  • Abrechnungen mit Kalkulationen und Feedback
  • Finanziell sollen Events Gewinn erbringen
• Erlangen:
  • Vorbereitungsphase wird viel mehr über kurzen Dienstweg gemacht
    • Raumanträge, Sicherheitskonzepte werden gestellt, Rest nicht
  • Marketing: max. 3 Wochen vor Event plakatieren erlaubt (nur für große Events) und sonst immer Whatsapp und Insta
  • Prinzipiell immer Bildung von Teams mit festen konkreten Aufgaben
    • Finanzen, Logistik, Meta, Werbung, Verpflegung, Awareness
    • Funktioniert erfahrungsgemäß sehr gut
  • Meetings eigentlich immer in Präsenz
  • Danach immer ausführliches Feedbackmeeting mit Kalkulationen

• Erlangen:
  • Sommerfest (Zusammen mit Department)
  • Winterfest (Zusammen mit anderen Fachschaften)
  • O-Phase (Zusammen mit fast allen TechFak Fachschaften)
  • „MatSci Mittwoch“
    • Wechselnde Events (Spieleabend, Kreativabend, …) in kleinen Gruppen
    • ca. 20-30 Personen
  • Technische Fakultät hat eigene Fachschaft, die die Großen Events machen
• Kiel (viel offiziellere Events, da verfasst):
  • Winterparty
  • Sommerparty
    • ca 200 Personen
    • z.T. auch Partys mit verschiedenen Fachschaften (z.B. Jura)
  • Zielgruppe ist jeder Studi
  • Auch MINT Partys aller MINT Fachschaften
  • Auch kleinere Events:
    • Volleyball Turnier, Kneipenquiz
  • Sportevents

• Grundlegender Unterschied in Organisationsgröße/Fachschaftstruktur, da Erlangen speziell nur Werkstoffwissenschaften und Nanotechnologie, Kiel für alle Ing

• Da nur 2 Fachschaften anwesend waren, wurde sich über die konkrete Durchführung ausgetauscht und jeweils die verantstalteten Events zusammengefasst.
• Art der Events decken sich teilweise, sind aber hinsichtlich der Größe und Durchführung sehr unterschiedlich, aufgrund verschiedener Zugehörigkeiten
• Gute Organisationsgewohnheiten sind bereits vorhanden