Protokoll AK HowTo KaWuM

Konferenz: 17. KaWuM in Darmstadt

Datum: 11.05.2019

Leitung: Nils (TU Darmstadt)

Protokoll: Richard (RWTH Aachen)

Beginn: 15:30 Uhr

Ende: 16:50 Uhr

Anwesende Fachschaften: Berlin, Darmstadt, Aachen, Karlsruhe, Saarbrücken

• Fehlen noch Termine → Mail an Admins
• mit Fachschafts-Log-in-Daten können Änderungen vorgenommen werden (vier bunte Buttons plus Löschen)
• über Abmeldeende sollte sich ausrichtende Fachschaft Gedanken machen
• Anmeldeoptionen: Abfrage Exkursionen etc., Standardmäßig abgefragt werden: Name, Mail-Adresse, Shirt-Größe, vegetarisch/vegan/Allergien
  • Key: ID für Feld, muss einzigartig sein, sonst bekommt das System Probleme
  • Anzeigetyp anpasbar (Textfeld, Auswahl,…); wenn Anmeldung schon läuft bei Änderungen aufpassen, z.B. Auswahl in Textfeld umwandeln möglich, anders herum problematisch
  • Gewicht: legt Reihenfolge fest, bei gleichem Gewicht alphabetische Sortierung
  • Export der Anmeldungen als .xlsx möglich
• Webseite der KaWuM kann auf dem Server der KaWuM gehostet werden → Zuständiger: Felix Schmidt (Aachen)

• Empfehlungen:
  • schauen, ob Uni einem gesonderte Mailadresse zur Verfügung stellt, dann gemeinsamer Zugriff über eine Adresse möglich, kommt professioneller rüber als normale Mail-Adresse oder Fachschaftsmail
  • für Veranstaltung selbst vielleicht altes Handy mit extra Telefonnummer, auf dem alles wichtige ankommt
  • für Organisation: z.B: Slack, private Channels für spezifisches (Planungsteam etc.), öffentliche für allgemeines, was für alle relevant sein könnte
  • Hauptorga (1-2 Personen) sollte festgelegt werden, die einen groben Überblick über alles hat (Termine, Finanzen, etc)
• Sponsorensuche über Mail, auch wenn Brief eher gelesen wird, für Sponsoren-Pakete Fachschaft zuständig, Vorgabe für Pakete vom KaWuM e.V., Änderungen in Absprache mit Verein (→ Wassili)
• für Sponsoren gibt es bereits eine Liste, oft Ausfindig machen der Kontaktpersonen schwer, oft erreicht man die falsche Person (nachhaken, wer zuständig ist, gegebenenfalls anrufen, da persönlicher)
• Sponsoring kann auch von innerhalb der Hochschule kommen (AStA)
• Für Anschreiben gibt es eine Vorlage
• alles weitere (Vertrag etc.) wird über den KaWuM e.V. in die Wege geleitet, Vertrag wird aber schon einmal an Firma angepasst (→ kommentierte Vorlage)
• Größen für Firmenlogos frühzeitig klar kommunizieren, möglichst als Vektorgrafik anfordern, sieht sonst schnell pixelig aus
  • zur kostenlosen Be- und Verarbeitung: Inkscape, GIMP (macht aber Rastergrafik draus, also ungünstig), LibreOffice
  • für professionellen Druck beachten, dass nach Bearbeitung z.B. für Druck relevanter Farbraum CMYK verloren gehen kann → gedrucktes Heft kann dann etwas anders aussehen, als beabsichtigt
  • → im Zweifelsfall bei Druckerei nachfragen, worauf geachtet werden sollte für ideales Ergebnis
• Auflage für Tagungsheft etc kommunizieren
• Anschreiben der Teilnehmer: möglichst schon in der Vorlesungsphase (in der Vorlesungsfreien Zeit hat tendenziell kein Mensch Zeit)
• Begrenzung klar kommunizieren, lieber aufstocken wenn Ressourcen noch übrig
• Finanzierung des Vereins beachten, zur Kostendeckung (etwa 150-200 €)
• Unterstützung durch BMBF: schwierig, man kann nicht alles abrechnen, Antrag muss sehr früh eingereicht werden
• Deadlines eindeutig kommunizieren und daran erinnern
• AKs sollten auf dem Nachmittag liegen
• Obst kann von Krankenkassen gesponsert werden
• Getränke: Sponsoren finden, sonst günstigeres nehmen, lokale Marken sponsern gerne
• Veranstaltungen bei Hochschule Anmelden!
• üblicher Weise gibt's für jede KaWuM ein Logo → Rechtzeitig drum kümmern, damit KaWuM damit beworben werden kann
• KOMMUNIKATION!!!!! lieber doppelt und dreifach über jedes noch so kleine Detail reden als gar nicht, sonst werden wichtige Dinge vergessen
• Jugendherberge: kann Alterszuschlag geben, Mitgliedschaften erfragen (ASten haben oft entsprechende Programme für Vergünstigungen)
• zuverlässige Backups für alles einplanen, es kann immer jemand ausfallen

• Anmeldesystem an sich recht einfach und selbsterklärend, aber aufpassen bei Details!
• Orga ist aufwändig, kümmert euch rechtzeitig um alles
• Sprecht über alles, was relevant sein könnte
• Sponsoring läuft über KaWuM e.V., ihr kümmert euch aber über alles inhaltliche, sodass nur noch der Vertrag abgesegnet und unterzeichnet werden muss